Imagine um cenário em que o contador não precisará mais se preocupar com a geração de relatórios, conciliação de dados, apuração de tributos e vencimento de guias para pagamento. Ao chegar ao escritório pela manhã, todas essas tarefas burocráticas e repetitivas já terão sido realizadas em horários programados e o seu trabalho será analisar os relatórios e entregar a melhor assessoria possível aos seus clientes.
Parece muito bom para ser verdade? Pois isso já está acontecendo em muitos escritórios contábeis que aderiram a Automação Robótica de Processos (RPA).
A insatisfação dos clientes leva ao insucesso
As principais queixas dos clientes sobre o trabalho oferecido pelos escritórios de contabilidade se referem à falta de proatividade, falta de mão de obra especializada, atendimento ruim, desorganização e falta de planejamento. Esses problemas são causados por equipes de trabalho despreparadas e desmotivadas, e trazem como consequência perdas e custos.
A competição é grande entre os escritórios de contabilidade e não basta apenas oferecer um trabalho técnico correto e no prazo estipulado. Os que são mais competitivos estão sempre procurando formas de melhorar a comunicação e não se descuidam do relacionamento com seus clientes. Para isso, é preciso escutar o que têm a dizer e entregar mais do que o esperado. O relacionamento é uma atividade crítica, tipicamente humana, que não pode ser substituída pela tecnologia.
Outro ponto crítico é a escalabilidade. Devido aos processos manuais, para cada novo cliente da carteira, o escritório recebe também uma carga de processos a serem executados, com dia e hora marcados, onde o não cumprimento de prazos pode acarretar multas. Para ampliar a carteira, é preciso contratar novos funcionários, dificultando o crescimento sadio do escritório.
Como achar tempo para oferecer uma boa experiência de relacionamento para seus clientes e ampliar sua carteira? Aí entra a tecnologia.
Sobre a Automação Robótica de Processos (RPA)
A RPA é uma tecnologia que utiliza lógica de negócios predefinida, regras estabelecidas e dados estruturados para automatizar processos de negócios. Os robôs de software criados com essa tecnologia são capazes de interagir com outros aplicativos para processar transações, manipular dados, executar cálculos, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais.
A RPA é indicada para atuar em processos especializados, intensivos em mão-de-obra. Ela lida particularmente com tarefas repetitivas que fazem parte de processos estruturados baseados em regras e que apresentam grande volume de dados.
Os algoritmos usados na RPA normalmente não têm a complexidade da maioria das soluções avançadas de Inteligência Artificial, mas essa relativa simplicidade significa que a RPA pode ser implantada em um prazo relativamente pequeno e em uma escala muito maior em uma grande variedade de atividades profissionais, com grande eficiência e rápido retorno sobre o investimento.
Ao contrário dos trabalhadores humanos, a RPA não apresenta limitações de horas de trabalho. Os robôs podem funcionar 24/7/365, aumentando a produtividade, eliminando erros e reduzindo os custos a níveis que o trabalho humano não pode alcançar. Esse aumento de produtividade possibilita uma grande vantagem competitiva pois pode proporcionar a escala com custos controlados.
Como a RPA pode ajudar na sua prática contábil?
Boa parte do trabalho de um escritório de contabilidade envolve atividades de grande responsabilidade, que compõem processos altamente estruturados e regulamentados e que dependem de um grande volume de dados, normalmente inseridos manualmente em aplicativos e a partir de várias fontes de dados.
Esse é o cenário ideal para a RPA.
Essencialmente, os robôs de RPA ajudam os escritórios contábeis a lidar com as tarefas manuais rotineiras e demoradas que fazem parte do seu trabalho. Podemos pensar que um robô de RPA funciona como uma macro avançada do Microsoft Excel que pode se integrar a vários aplicativos. A grande vantagem é que os robôs podem lidar com um volume muito maior de dados e com muito mais rapidez do que uma macro típica.
Os escritórios contábeis já estão usando a RPA com êxito para uma variedade de atividades. Veja abaixo alguns exemplos:
· Registro e armazenamento de dados
O robô pode capturar os dados diretamente de um banco de dados, registrar, armazenar e preencher planilhas e formulários.
· Conciliação contábil e fiscal
A automação também ajuda na conferência dos relatórios fiscais e contábeis, apontando inconsistências. O robô é capaz de fazer a leitura de milhares de dados em pouco tempo, efetuar a apuração de impostos e resultados à medida que as informações são atualizadas no sistema. No final do período, a conciliação das informações já estará pronta e o fechamento contábil poderá ser realizado mais facilmente.
· Elaboração de relatórios em tempo real
A partir dos dados coletados, podem ser geradas versões iniciais dos relatórios contábeis obrigatórios (demonstrações financeiras) e não obrigatórios até mesmo em tempo real, como demonstrativos de fluxo de caixa, demonstrativos do valor adicionado e outros relatórios importantes para a tomada de decisão por parte dos gestores das empresas. A possibilidade de oferecer as informações em tempo real ao seu cliente pode ser um excelente diferencial competitivo para o escritório contábil.
· Cálculos complexos
A maior parte das tarefas repetitivas e que exigem cálculos complexos podem ser executadas pelos robôs, diminuindo consideravelmente a possibilidade de erros e falhas no processo.
Casos de uso frequentes
· Emissão de Certidões
O robô acessa os sites necessários e emite certidões, com agilidade e sem a necessidade de intervenção humana. Algumas das certidões que os robôs podem emitir de forma não assistida são: Certidão Negativa de Débito da Receita Federal, Certidão Negativa de Débitos Tributários, Certidão Negativa de Débito Municipal.
· Geração de Nota Fiscal de Serviços
O robô acessa o site da prefeitura local e emite de forma automática as NFe de Serviços, de acordo com os dados de informados pelo cliente que constam de uma base de dados digital.
· Consulta a serviços tomados
O robô acessa os sites de governo digital e efetua o abatimento, não sendo necessário emitir nova guia para pagamento.
· Emissão de DARF para pagamento de parcelas de impostos
O robô acessa o sistema e-CAC da Receita Federal usando um certificado digital, emite a parcela e encaminha para o cliente na data e horário programados.
· Consulta de Regularidade do Empregador
O robô acessa o site da Caixa Econômica Federal para verificar a conformidade do CNPJ em relação às obrigações para com o FGTS dos seus empregados, emitindo a certidão de regularidade.
Use melhor o seu tempo
Com a RPA executando as tarefas repetitivas e demoradas, os contadores e os profissionais de finanças podem concentrar seu tempo em atividades que aproveitem mais os seus conhecimentos, como análises, conciliações e pareceres, oferecendo mais valor em menor tempo, a um preço mais competitivo para seus clientes.
Os escritórios de contabilidade atuam em um mercado bastante competitivo, no qual precisam ter preços adequados para seus serviços, não cometer erros e ter boa comunicação com seus clientes. Quando utilizam a RPA para lidar com grande parte do processamento de suas transações rotineiras de alto volume, podem obter grande economia de custo com a eficiência operacional. Os escritórios de contabilidade capazes de repassar essa economia a seus clientes podem conquistar mais negócios.
Fatores a considerar
Robôs não substituirão um contador. A diferença está no tipo de trabalho que os humanos e os robôs fazem. Os clientes sempre desejarão e precisarão de consultoria contábil e fiscal especializada. Como muitas tarefas trabalhosas e mais simples de contabilidade podem ser substituídas com grande eficiência pela RPA, os contadores estarão mais aptos a se concentrar em atender seus clientes para obter melhor satisfação e retenção; melhorar a qualidade dos serviços oferecidos; aumentar a confiança sobre os relatórios contábeis entregues e melhorar a rentabilidade do próprio escritório de contabilidade.
Adeque sua força de trabalho. Com os softwares realizando boa parte do trabalho operacional, você não precisará de muitos funcionários para realização de tarefas burocráticas. Em contrapartida, será necessário investir em treinamento e capacitação, para que sua equipe saiba operar a ferramenta. Nesse contexto de transformação digital, permanece no mercado quem estiver mais preparado e se adaptar melhor às mudanças.
Acompanhe a evolução da tecnologia RPA. A automação da contabilidade começou com macros simples do Microsoft Excel e evoluiu para robôs que processam tarefas de rotina muito mais rapidamente. A RPA continuará sendo um recurso comercial valioso que permitirá às empresas fornecer um nível de serviço cada vez mais elevado. A tecnologia aplicável aos escritórios contábeis deve continuar a evoluir, acompanhando as mudanças e a crescente complexidade da legislação, normas, regulamentos, regras e diretrizes regulatórias. Não perca a tecnologia de vista.
Entenda que a RPA não é uma solução mágica. A RPA é uma tecnologia extremamente útil, mas não é uma solução isolada para resolver todos os problemas. Ela pode trazer grandes benefícios, quando planejada considerando as necessidades do departamento financeiro e implementada em fluxos de trabalho otimizados de seus clientes.
Conclusão
A Automação Robótica de Processos na contabilidade resulta em custos reduzidos de mão-de-obra, tempos de ciclo mais curtos, maior precisão e fluxos de trabalho simplificados. Embora a RPA esteja mudando a face das empresas de contabilidade é importante lembrar que não substituirá o trabalho de um contador. Com a agilização do processamento de dados transacionais, os contadores podem se concentrar em fornecer relatórios, demonstrações e análises de maior valor para ajudar seus clientes a tomar melhores decisões de negócios.
Com processos mais organizados, ágeis e com baixíssima probabilidade de erros, os profissionais que atuam no escritório contábil podem focar no que realmente importa: o relacionamento com o cliente. O atendimento mais rápido e eficiente é um diferencial competitivo importante.
