Cumprir as determinações e orientações da legislação nacional e internacional sobre proteção de dados pessoais deve ser encarado pelas organizações muito mais como um dever ético do que uma imposição legal.
Empresas comprometidas, que definem e executam processos de proteção dos seus dados não apenas para atender a demandas de conformidade, mas como fator diferenciador para sua competitividade, reconhecem a necessidade de dispor de ferramentas adequadas para garantir a privacidade dos dados e manter os níveis de segurança e performance necessários durante a coleta, tratamento, armazenamento e movimentação desses ativos.
A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709 de 14/08/2018) é a norma que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoas ou organizações de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. A lei entrou em vigência em agosto de 2020.
Apesar da iminente vigência da LGPD, das pesadas consequências em perdas econômicas, financeiras, sanções legais e prejuízos à imagem corporativa e o crescente número de violações de dados registrado em todo o mundo, 84% das empresas brasileiras ainda não estavam preparadas para atender aos requisitos da LGPD em julho de 2020, segundo um estudo organizado pela consultoria de riscos ICTS Protiviti e somente 15% têm seus processos de segurança automatizados, segundo o relatório “Cost of a Data Breach 2020” realizado pelo Ponemon a pedido da IBM.
A Urgência da LGPD e os Desafios das Empresas
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), em vigor desde agosto de 2020, impôs um novo paradigma no cenário brasileiro, exigindo que empresas e órgãos públicos adotem medidas robustas para proteger os dados pessoais de seus clientes, colaboradores e parceiros. Mais do que uma mera obrigação legal, a LGPD representa uma oportunidade para as empresas se destacarem no mercado por sua ética e compromisso com a privacidade, fidelizando clientes e construindo uma reputação sólida.
No entanto, a adequação à LGPD se apresenta como um desafio complexo para muitas organizações. A vasta gama de requisitos, a necessidade de implementar medidas técnicas e organizativas robustas e a escassez de profissionais especializados exigem um planejamento estratégico e investimentos significativos.
A Automação Robótica de Processos (RPA) como Aliada Essencial
Nesse contexto, a Automação Robótica de Processos (RPA) surge como uma ferramenta poderosa para auxiliar as empresas na jornada de adequação à LGPD. A RPA permite automatizar tarefas repetitivas e manuais, liberando tempo e recursos da equipe para atividades mais estratégicas, como a análise de dados, a criação de políticas de privacidade e a definição de estratégias de comunicação com os titulares dos dados.
Benefícios Abrangentes da RPA para Adequação à LGPD:
- Aumento da Agilidade e Eficiência: A RPA automatiza tarefas como coleta, categorização, organização e análise de dados, geração de relatórios, envio de notificações e gerenciamento de solicitações de acesso aos dados, otimizando o tempo e os recursos da equipe.
- Redução de Erros e Melhoria da Segurança: Os robôs de software da RPA executam tarefas com alta precisão e consistência, minimizando o risco de erros humanos que podem comprometer a segurança dos dados e gerar sanções pela LGPD.
- Conformidade Contínua e Auditoria Facilitada: A RPA garante a aplicação consistente das políticas de privacidade e dos procedimentos de segurança, facilitando a auditoria e a demonstração de conformidade com a LGPD.
- Redução de Custos e Maior Retorno do Investimento: A automação de tarefas repetitivas libera recursos humanos para atividades de maior valor estratégico, otimizando a produtividade e reduzindo custos operacionais. Além disso, a adequação à LGPD pode evitar multas milionárias e outros custos associados a violações de dados.
Aplicações Detalhadas da RPA na Adequação à LGPD:
- Gerenciamento de Solicitações dos Titulares de Dados: A RPA automatiza o processo de recebimento, análise e resposta às solicitações de acesso, retificação, exclusão e portabilidade dos dados, garantindo um atendimento rápido e eficiente aos titulares.
- Mapeamento e Classificação de Dados: Os robôs de software identificam, classificam e categorizam os dados pessoais armazenados em diferentes sistemas e formatos, facilitando a compreensão do panorama de dados da organização e a implementação de medidas de proteção adequadas.
- Gerenciamento de Consentimento: A RPA automatiza a coleta, o registro e o gerenciamento do consentimento dos titulares para o tratamento de seus dados pessoais, garantindo a transparência e a legalidade das atividades de processamento.
- Monitoramento e Alerta de Violações de Dados: A RPA monitora os sistemas em busca de atividades anormais que possam indicar violações de dados, alertando a equipe de segurança para que medidas imediatas sejam tomadas.
- Elaboração de Relatórios de Conformidade: A RPA gera relatórios periódicos sobre o status da adequação à LGPD, facilitando o acompanhamento das ações implementadas e a demonstração de conformidade às autoridades competentes.
Como a Automação Robótica de Processos (RPA) pode acelerar a conformidade com a LGPD
Uma das razões para a demora das empresas para adequar seus processos à nova realidade legal é o suposto investimento econômico e financeiro necessário para atender a requisitos como:
- Acesso pelos titulares a todos os seus dados tratados pelo controlador.
- Imediata correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Imediata revogação de consentimento já concedido.
- Acesso a informações claras e adequadas sobre o tratamento de dados pessoais (acesso, coleta, manipulação, armazenamento e movimentação), pelos titulares dos dados e autoridades reguladoras.
- Possibilidade de portabilidade dos dados a outra organização.
- Exclusão dos dados desnecessários, exclusivos ou tratados em desconformidade.
- Informações claras sobre as entidades públicas e privadas com as quais o controlador e seus prepostos realizaram compartilhamento de dados.
Uma alternativa rápida, viável e econômica para automatização dessas exigências legais é utilizar a automação robótica de processos. Em vez de fluxos de trabalho de automação codificada e interfaces de programação de aplicativos (APIs) em programas de software, a RPA imita as ações de agentes humanos em sistemas existentes. Atua da mesma maneira com que um trabalhador humano lê e interpreta os dados de um documento físico ou digital e os transfere para vários aplicativos nos sistemas.
A RPA possui aplicações muito abrangentes, pois os robôs imitam a atividade humana em trabalhos rotineiros, como por exemplo:
- Preencher planilhas.
- Enviar e-mails.
- Realizar cálculos.
- Aplicar modelos cognitivos.
- Gerar e enviar relatórios.
- Alimentar os mais diversos sistemas e plataformas.
Sem automação, para aumentar a rapidez, evitar erros, aumentar a segurança e emitir relatórios detalhados sobre essas atividades, seria necessário, entre outras coisas, aumentar o quadro de pessoal e alterar os processos e sistemas para proteção dos dados sensíveis. Além disso, o aumento da carga de trabalho para as equipes internas de TI certamente causaria atraso no atendimento dos prazos requeridos pela nova lei.
Um dos fatores nos quais a RPA colabora significativamente na adequação à LGPD é a eliminação dos erros humanos nos processos, o que confere uma camada adicional de eficiência nas etapas de coleta, armazenamento e utilização de dados sensíveis.
Também é possível criar agentes virtuais para automatizar os processos de atendimento ao público referentes a cadastro, tais como atualização, acesso ou eliminação de informações, interagindo com as plataformas onde os dados estão localizados, sem precisar disponibilizar uma equipe para isso. Além disso, é possível executar procedimentos necessários para o tratamento dos dados pessoais, como enviar, verificar e confirmar o consentimento dos titulares dos dados e, quando necessário, revogar com rapidez as autorizações concedidas. Em adição, a RPA pode automatizar e facilitar o acesso dos titulares a informações sobre o tratamento dos seus dados, conforme determina a Lei.
Com a RPA é possível reduzir os custos e tornar os processos muito mais seguros, pois os agentes virtuais diminuem significativamente o risco de vazamento de dados, um grande problema existente em todas as operações realizadas por agentes humanos.
Ainda no que se refere à segurança dos dados, a RPA pode executar ações de anonimização dos dados, como o uso de pseudônimos para os usuários e mascaramento de dados financeiros, além de poder alertar os agentes de segurança sobre potenciais violações de dados.
No tocante aos relatórios de conformidade, a RPA pode automatizar os processos de auditoria, organizando os dados com estrema rapidez e assertividade, além de facilitar o seu acesso.
Uma solução de RPA também pode executar atividades de alto nível, como disparar ações específicas conforme o resultado de cada processo. Com a RPA, a precisão no gerenciamento e no controle do conjunto de dados permanece consistente, mesmo quando estão localizados em diversos sistemas corporativos.
Essas são algumas das muitas aplicações da RPA para acelerar a adequação da sua organização à LGPD. Podemos lhe ajudar nessa jornada, quaisquer que sejam as características de seu projeto. Agende uma conversa aqui.
