Como medir a eficiência de um projeto de automação de processos?
O mercado de RPA (Automação de Processos Robóticos) experimentou um crescimento explosivo nos últimos anos e continua a ser uma área de grande interesse para empresas em todo o mundo.
RPA refere-se à automatização de tarefas ou processos repetitivos sendo executados por meio de software ou robôs virtuais. À medida que a tecnologia evolui, o RPA continuará a desempenhar um papel fundamental na automação de uma variedade de tarefas comerciais, impulsionando a eficiência e a inovação.
Mas, como medir os ganhos?
Para entender este contexto vamos nos valer daquela máxima de Edwards Deming:
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.
A automação de processos tem se destacado como uma estratégia fundamental para impulsionar a eficiência operacional e a inovação nas organizações. No entanto, medir o sucesso de um projeto de automação vai além da simples implementação de tecnologia. É necessário um conjunto robusto de indicadores – tangíveis e intangíveis – Ele requer uma abordagem bem estruturada para avaliar a eficácia e os benefícios gerados.
Como isso avaliar profundamente a eficiência de um projeto de automação de processos, é crucial adotar uma abordagem que abrace tanto os aspectos tangíveis quanto os intangíveis e somente ao considerar essa dualidade é que as organizações podem obter uma visão completa do impacto desta jornada.
Então, começando pelos indicadores tangíveis, podemos citar:
1 . Definindo Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) Adequados:
A escolha dos KPIs certos é crucial para avaliar a eficiência de um projeto de automação. Alguns KPIs relevantes incluem: • Tempo de Processamento; • Taxa de Erros; • Utilização de Recursos; • Aderência a Prazos; • Economia de Custos;
2. Comparando Antes e Depois da Automação:
Uma abordagem essencial é comparar o desempenho dos processos antes e depois da implementação da automação. Isso fornece uma visão clara do impacto da automação nos indicadores escolhidos;
3. Tempo de Retorno do Investimneto (ROI):
Calcule quanto tempo levará para obter o retorno sobre o investimento feito no projeto de automação. Isso envolve comparar os custos iniciais com as economias e benefícios obtidos;
4. Flexibilidade e Adaptabilidade:
A eficiência não deve ser avaliada apenas no curto prazo. Considere quão flexível e adaptável o sistema automatizado é para acomodar mudanças nos processos ou requisitos futuros;
5. Análise Contínua:
A medição da eficiência deve ser contínua. Estabeleça uma prática de avaliação regular para garantir que a automação esteja alinhada com os objetivos da organização.
Se Edwards Deming nos norteou para medir até aqui aquilo que é tangível, medir o intangível é sucesso para transformar o invisível em poderosos insights, porém a tarefa é bem mais complexa. Aqui, podemos citar indicadores como:
Satisfação e Aproveitamento do Potencial Humano: Ao delegar tarefas repetitivas aos sistemas automatizados, as habilidades humanas podem ser direcionadas para atividades que exigem empatia, criatividade e tomada de decisões complexas;
Cultura de Inovação: A introdução da automação pode estimular uma cultura de inovação, onde os funcionários buscam constantemente maneiras de otimizar processos;
Flexibilidade Organizacional: A automação pode tornar a organização mais ágil e adaptável a mudanças nas demandas do mercado;
Atração de Talentos: Organizações que adotam a automação podem atrair talentos que buscam ambientes de trabalho inovadores e eficientes.
