Como medir a eficiência de um projeto de automação de processos?

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Como medir a eficiência de um projeto de automação de processos?

O mercado de RPA (Automação de Processos Robóticos) experimentou um crescimento explosivo nos últimos anos e continua a ser uma área de grande interesse para empresas em todo o mundo.

RPA refere-se à automatização de tarefas ou processos repetitivos sendo executados por meio de software ou robôs virtuais. À medida que a tecnologia evolui, o RPA continuará a desempenhar um papel fundamental na automação de uma variedade de tarefas comerciais, impulsionando a eficiência e a inovação.

 

Mas, como medir os ganhos?

 

Para entender este contexto vamos nos valer daquela máxima de Edwards Deming:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.

 

A automação de processos tem se destacado como uma estratégia fundamental para impulsionar a eficiência operacional e a inovação nas organizações. No entanto, medir o sucesso de um projeto de automação vai além da simples implementação de tecnologia. É necessário um conjunto robusto de indicadores – tangíveis e intangíveis – Ele requer uma abordagem bem estruturada para avaliar a eficácia e os benefícios gerados.

Como isso avaliar profundamente a eficiência de um projeto de automação de processos, é crucial adotar uma abordagem que abrace tanto os aspectos tangíveis quanto os intangíveis e somente ao considerar essa dualidade é que as organizações podem obter uma visão completa do impacto desta jornada.

Então, começando pelos indicadores tangíveis, podemos citar:

 

1 . Definindo Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) Adequados:

A escolha dos KPIs certos é crucial para avaliar a eficiência de um projeto de automação. Alguns KPIs relevantes incluem: • Tempo de Processamento; • Taxa de Erros; • Utilização de Recursos; • Aderência a Prazos; • Economia de Custos;

 

2. Comparando Antes e Depois da Automação:

Uma abordagem essencial é comparar o desempenho dos processos antes e depois da implementação da automação. Isso fornece uma visão clara do impacto da automação nos indicadores escolhidos;

 

3. Tempo de Retorno do Investimneto (ROI):

Calcule quanto tempo levará para obter o retorno sobre o investimento feito no projeto de automação. Isso envolve comparar os custos iniciais com as economias e benefícios obtidos;

 

4. Flexibilidade e Adaptabilidade:

A eficiência não deve ser avaliada apenas no curto prazo. Considere quão flexível e adaptável o sistema automatizado é para acomodar mudanças nos processos ou requisitos futuros;

 

5. Análise Contínua:

A medição da eficiência deve ser contínua. Estabeleça uma prática de avaliação regular para garantir que a automação esteja alinhada com os objetivos da organização.

 

Se Edwards Deming nos norteou para medir até aqui aquilo que é tangível, medir o intangível é sucesso para transformar o invisível em poderosos insights, porém a tarefa é bem mais complexa. Aqui, podemos citar indicadores como:

 

Satisfação e Aproveitamento do Potencial Humano: Ao delegar tarefas repetitivas aos sistemas automatizados, as habilidades humanas podem ser direcionadas para atividades que exigem empatia, criatividade e tomada de decisões complexas;

 

Cultura de Inovação: A introdução da automação pode estimular uma cultura de inovação, onde os funcionários buscam constantemente maneiras de otimizar processos;

 

Flexibilidade Organizacional: A automação pode tornar a organização mais ágil e adaptável a mudanças nas demandas do mercado;

 

Atração de Talentos: Organizações que adotam a automação podem atrair talentos que buscam ambientes de trabalho inovadores e eficientes.

 

A combinação de KPIs bem definidos, comparações antes e depois da automação, análise do fluxo de trabalho, satisfação do cliente e ROI oferece uma visão holística e precisa do impacto da automação. A avaliação da eficiência de um projeto de automação de processos é um empreendimento multifacetado que requer uma abordagem equilibrada entre indicadores tangíveis e intangíveis e todos eles contribuem para uma transformação significativa nas operações e na cultura de uma organização, impulsionando-a para um novo nível de eficiência e inovação.

Somente ao considerar essa dualidade é que as organizações podem obter uma visão completa do impacto da automação em seus processos, cultura e, por fim, no alcance de seus objetivos estratégicos.


Para entender um pouco mais sobre o trabalho que fazemos com Robotic Process Automation, clique aqui.

Para terminar: Caso você queira bater um papo sobre os benefícios do RPA para o ambiente da sua empresa, mande um email para: qualitatit@grupoqualitat.tech

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