A Automação Robótica de Processos ( RPA ) está gradualmente ganhando seu devido reconhecimento. Entretanto, quando se trata de identificar e selecionar os processos corretos para a RPA, a maioria das empresas fica em dúvida, pois algumas operações são mais adequadas para automação do que outras.
A estratégia é uma coisa e a implementação é outra completamente diferente. A internalização de uma tecnologia e a seleção do processo correto para a sua aplicação exigem muita reflexão antes da implementação. Como regra geral, os processos que são manuais, repetitivos e baseados em regras são mais adequados para implementação da RPA.
EVITE ERROS COMUNS
Existem algumas reservas sobre a implementação da RPA no nível corporativo. O uso da tecnologia para uma simples automação em desktops não resulta em automação no nível corporativo. As estatísticas mostram que 30% a 50% dos projetos iniciais de implementação da RPA falham por erros básicos, segundo o relatório “Get Ready for Robots” da EY. Com isso, as empresas ficam desapontadas por não conseguir obter os resultados desejados após investirem na tecnologia.
DEFINIÇÃO DE CRITÉRIOS PARA A ESCOLHA DOS PROCESSOS
Para obter resultados satisfatórios, é preciso primeiro selecionar os processos corretos. Também é necessário especificar o que é esperado (e o que não é esperado) da implementação, usando critérios de avaliação semelhantes a uma implementação de um projeto DMAIC[1] do Six Sigma. Por exemplo: o RPA melhorará a velocidade do processo em pelo menos 5 vezes. Em resumo, em uma implementação de RPA, a empresa precisa definir critérios objetivos para selecionar o processo certo para a automação.
UMA MUDANÇA NA CULTURA ORGANIZACIONAL
A implementação da RPA acarreta uma mudança cultural significativa para a maioria das empresas que estão no meio do caminho para sua transformação tecnológica. Além disso, existe uma desconfiança causada por opiniões divergentes no mercado sobre a tecnologia. Apesar dos obstáculos, uma empresa pode garantir uma transformação contínua e obter o máximo benefício, selecionando os processos corretos para a RPA e desenvolvendo uma abordagem por etapas para a sua adoção.
ETAPAS PARA A ADOÇÃO DA RPA
Defina a visão: grupos diferentes têm objetivos diferentes com relação à implementação da RPA. Alguns usam a tecnologia para ganhar escala. Outros usam para conformidade regulatória. Algumas empresas usam a automação de processos para melhorar o desempenho da linha de produção. Algumas empresas querem internalizá-la para aumentar a eficiência dos processos e outras para enriquecer a experiência do cliente. Por isso, é fundamental colocar no papel a visão e as metas principais para o negócio e comprometer-se a treinar e orientar os principais atores da sua execução. Essas partes interessadas também servirão como evangelistas da RPA na empresa.
Forme uma equipe de governança: um grupo formado por executivos e o próximo escalão imediato são vastos tesouros de informações. Selecionar um patrocinador do projeto e estabelecer uma equipe de governança a partir dessa base ajuda imensamente a sintonizar os processos organizacionais e seguir adiante, selecionando os processos adequados à automação. Aliado a isso, definir uma matriz de responsabilidades adequada ajuda a uma adoção perfeita da RPA.
Selecione a tecnologia e o parceiro adequados para a implementação: integradores de sistemas que podem desenvolver adequadamente um projeto de implementação da RPA, bem como leva-lo até a fase de produção, são raros no mercado. Selecione fornecedores e integradores de tecnologia que tenham uma base de conhecimento sólida e tenham experiência prática na implementação de RPA em nível corporativo.
Defina listas de checagem da estrutura dos processos: esses procedimentos ajudam a traçar claramente a agenda de revisão da RPA. Trabalhar dentro de uma estrutura de processos orientados por regras ajuda a atingir a quilometragem máxima e o melhor ROI da RPA.
QUAIS PROCESSOS ESCOLHER PARA A RPA?
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Orientados a regras: processos que são consistentes e baseados em regras são bons candidatos.
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Repetitivos na sua essência: tarefas manuais e repetitivas são processos adequados.
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Baseados em muitos dados: tarefas que envolvem o uso sistemático de dados volumosos.
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Disparados automaticamente: processos que comecem com o recebimento eletrônico de arquivos de dados.
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Com altas taxas de erros: tarefas que envolvem a entrada de dados baseada em papel ou são interdependentes.
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Cálculos manuais: tarefas trabalhosas envolvendo cálculos manuais de resultados, onde um erro leva a outro.
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Trabalhos fora da rotina normal: sobrecarga sazonal de trabalho, tarefas constantes que envolvem a resolução de reclamações, pedidos, etc.
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Pontos de início ou fim eletrônicos: processos que envolvem entradas ou saídas digitais, com etapas manuais intermitentes.
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Alta conformidade: processos que exigem provas de auditoria para conformidade regulatória.
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Validações: tarefas envolvendo vários sistemas em que as validações são necessárias em cada etapa.
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Grande quantidade de recursos: tarefas envolvendo muitos recursos e processos com várias atividades.
CONCLUSÃO
Selecionar o processo certo, que se enquadra nos critérios definidos acima, apresenta rapidamente um bom ROI. O processo pode ser pequeno, mas as economias alcançadas em médio prazo são significativas.
Processos simples atingem o ponto de equilíbrio de 2 a 4 meses, processos de média complexidade em 6 meses, enquanto processos altamente complexos obtêm um ROI satisfatório entre 6 e 24 meses.
Independentemente do processo específico automatizado, alavancar a RPA para fornecer alto valor para o negócio, gerar reduções significativas de custos e alinhar a ferramenta aos objetivos organizacionais permitirá que a tecnologia tenha um impacto máximo nas atividades operacionais.
[1] DMAIC é um roteiro utilizado para guiar projetos Lean Six Sigma e significa definir, medir, analisar, melhorar e controlar.
