Olhe ao seu redor: a Automação Robótica de Processos (RPA) não é apenas um conceito rebuscado do futuro. Os líderes digitais estão adotando a RPA para otimizar as operações e eliminar ineficiências desnecessárias. Outros estão combinando RPA com gerenciamento de processos de negócios e inteligência artificial, para melhorar a experiência de seus clientes e crescer mais rapidamente.
A RPA pode se apresentar de várias formas: automação de trabalhos rotineiros de escritório e automação de processos inteligentes avançados baseados em Inteligência Artificial (IA). Várias organizações no mundo todo já se beneficiam dessas duas variantes.
De forma geral, a RPA pode ser descrita como uma tecnologia que introduz o trabalho digital (trabalhador digital) nas empresas, para executar tarefas que até então só os humanos seriam capazes de executar; ou para valorizar o ser humano, liberando tempo para ser dedicado a atividades que trazem maior valor para empresa e satisfação pessoal para o funcionário.
Qual o tempo necessário para a implementação da RPA?
Já foram publicados muitos artigos que falam sobre os inúmeros benefícios que podem ser conseguidos com a RPA. O que frequentemente não é mencionado é o tempo médio necessário para execução de cada etapa de uma implementação.
Há várias estimativas fornecidas por profissionais da área e fornecedores. Um fornecedor de soluções de RPA pode definir esse período em semanas, um especialista em implementação pode dizer que demora alguns meses (2 a 4) e você também deve ter ouvido falar de implementações que demoraram mais tempo. A maneira correta de avaliar os prazos pode depender de vários fatores.
Uma coisa é certa: a implementação de RPA é bastante agilizada se você tiver um roteiro claro e detalhado. Como você pode ver abaixo, segundo a consultoria KPMG, a maioria das implantações de RPA, incluindo o tempo necessário para configurar, testar e iniciar automações na produção, pode levar menos de 2 meses.
Sem dúvida que é preciso levar em consideração que cada empresa é diferente: tamanho, cultura e tecnologia desempenham um papel importante na resposta a essa pergunta, mas teremos que assumir algumas suposições para fornecer alguma resposta.
Automatizando o primeiro processo
O motivo de uma implementação de RPA em um processo pode variar desde a redução de custos e erros à melhoria da eficiência do processo ou pode fazer parte dos seus esforços de digitalização. Seja qual for o motivo, é preciso:
· Selecionar a(s) ferramenta(s) correta(s) de automação;
· Escolher o(s) fornecedor(es);
· Certificar-se de ter adquirido as licenças corretas ou qualquer outra licença de ferramenta auxiliar, como OCR;
· Desenvolver uma prova de conceito (PoC);
· Conduzir um programa piloto;
· Estabelecer um Centro de Excelência;
· Configurar uma estrutura de governança;
· Garantir que a infraestrutura necessária esteja disponível;
· Criar um Centro de Operações 24/7 para a manutenção dos processos conduzidos pelos bots.
Para os iniciantes, como em qualquer outra iniciativa, é provável que a duração seja maior que o cronograma estimado.
Usando a configuração do ambiente existente e as políticas de TI da empresa
Em muitos casos, as organizações tendem a ignorar a infraestrutura e as políticas existentes, o que leva ao caos em vários estágios. Por exemplo, o uso das mesmas versões dos sistemas em todos os ambientes pode garantir que o aplicativo seja executado corretamente após a produção. Da mesma forma, uma política que não permita a alteração do código em nenhum ambiente, exceto pelo Dev, pode ajudar a evitar surpresas indesejadas. Aqui estão os principais pontos a serem lembrados:
· Certifique-se que todos os seus ambientes (todos ou subconjuntos de Dev, QA, Desenvolvimento e Produção) estão prontos. Quanto mais ambientes, maiores serão os esforços de implantação e testes (implantações e testes podem ser automatizados) em cada ambiente. Isso é necessário, pois todo e qualquer ambiente tem sua própria razão de existir;
· Novas políticas podem ter que ser definidas para as contas de bot no nível corporativo, juntamente com modificações de todas as políticas de aplicativos com as quais o bot possa interagir;
· No caso de um novo segmento de conta bot, crie políticas de TI que determinarão como as contas recebem permissões, níveis de acesso e políticas de expiração.
Se os ambientes forem adequados para a configuração inicial, o tempo necessário para implantação futura de novas funcionalidades ou novos processos será consideravelmente menor.
Gerenciando os parceiros de implementação
Existe uma noção generalizada de que uma implementação de RPA não requer especialistas em TI. Isso não é verdade. Você precisará de especialistas em TI pelo menos até certo ponto.
Além disso, é vantajoso ter parceiros especializados, com conhecimento e experiência em implementações corporativas. Eles também vêm com uma série de componentes reutilizáveis que já desenvolveram anteriormente, o que acelerará o seu próprio desenvolvimento.
A curva de aprendizado por parte de um fornecedor parceiro sobre os sistemas e processos da empresa demanda algum tempo, que pode ser muito reduzido com a contratação de fornecedor experiente em soluções de RPA (como a Qualität), que já atuaram em vários projetos e conhecem as melhores práticas. Além disso, também podem agregar valor aos sistemas existentes, pois podem reconhecer mais rapidamente a maioria das necessidades da empresa, considerando os diferentes processos em que já promoveram a automação.
Aquisição de licenças
A aquisição das licenças necessárias é um processo relativamente complexo, pois há várias partes envolvidas. A equipe de governança deve considerá-las cuidadosamente antes de fazer recomendações para a aquisição de licenças:
· Com base nas necessidades de negócios, identifique o número de processos que precisam ser automatizados;
· Estime o requisito de bot para cada processo;
· Agora, preveja o volume de licenças de bot necessárias. Se você adquirir mais licenças e não usar, perde. Ao mesmo tempo, se você diminuir o número de licenças e precisar de mais, as compras de última hora serão mais caras e você perderá os descontos por volume;
· Consulte seu parceiro de implementação sobre que tipo de licença precisa ser adquirida para qual tipo de processo (por exemplo, bots assistidos ou não assistidos). Identifique se há necessidade de licenças adicionais para OCR ou outras ferramentas.
A governança
A equipe de governança desempenha um papel crucial, uma vez que as implementações de RPA não podem ser orientadas somente pela tecnologia, nem apenas direcionadas aos negócios. É necessário que várias equipes, desde a alta gerência até as pessoas de campo, sejam capacitadas e alinhadas com os objetivos de toda implementação de RPA.
Aquisição de ativos
Obter a infraestrutura para uma implementação em nível corporativo também é uma tarefa importante. A complexidade aumenta com os requisitos de conformidade da organização (LGPD, BACEN, SOX, GDPR, etc …).
Os fornecedores de soluções de RPA, a área de infraestrutura de TI e as equipes de negócios precisam trabalhar juntos e devem ser coordenados por uma forte equipe de governança. Essa equipe deve observar os seguintes fatores:
· Complexidade do processo;
· Número de etapas em um processo que precisam ser automatizadas;
· Número de integrações de aplicativos que o processo possui;
· Formatos de dados (estruturados / não estruturados).
RPA X Automação de TI X Soluções cognitivas
A RPA é uma tecnologia de superfície que imita as ações humanas. Em uma implementação típica de RPA de processos empresariais, as soluções rapidamente se voltam para necessidades cognitivas, porque a maioria dos processos lida com dados. Precisamos ter cautela, pois lidar com dados é um jogo diferente.
Qualquer solução que precise apenas de uma implementação de RPA será mais rápida do que qualquer solução cognitiva. Um processo que lida com dados semiestruturados e não estruturados precisará de algum grau de solução cognitiva, e isso, no sentido mais estrito, vai além da RPA tradicional. A expectativa da implementação da RPA em semanas não leva em consideração as soluções que envolvem atividades cognitivas.
Às vezes, os processos precisarão de um nível de automação de TI ou automação de processos de negócios junto com o RPA. A seleção de processos para RPA precisa ser feita com cuidado. No entanto, com o tempo, esse cenário pode se tornar inevitável e levar mais tempo do que uma implementação tradicional de RPA.
Conclusão
Então, quanto tempo leva uma implementação de RPA? Qualquer tentativa de responder a essa pergunta sem considerar os fatores mencionados aqui pode levar a grandes decepções.
Tem um projeto em mente? Os desafios para estruturação e execução do seu projeto podem ser superados com o acompanhamento de uma consultoria experiente, para desenvolver uma estratégia e um planejamento adequados, que oriente tanto as decisões referentes às soluções técnicas e conceituais, visando atender as necessidades corporativas com o melhor retorno sobre o investimento.
Quer saber como implantar o RPA em sua empresa contando com uma equipe de consultores qualificados? Entre em contato conosco.
