Automação robótica não é um conceito novo. No filme Tempos Modernos (1936), Charlie Chaplin usou o conceito para fazer uma crítica sobre a industrialização após a Crise de 1929 nos Estados Unidos, também chamada de Grande Depressão. No filme, para melhorar a produtividade na fábrica onde Chaplin trabalhava, um gerente o tira da linha de montagem para testar uma máquina que executa uma série de tarefas para alimentar uma pessoa.
Chaplin é amarrado em frente a uma mesa giratória, que automaticamente entorna uma tigela de sopa, empurra pedaços de pão e gira uma espiga de milho próxima à sua boca. Como qualquer um que já viu um filme de Charlie Chaplin poderia imaginar, a máquina não funcionou bem e começou a despejar a sopa, girar muito rapidamente a espiga de milho e jogar uma torta na cara dele, depois bateu nele repetidamente com um mata-borrão projetado para limpar seu bigode minúsculo.
Hoje, a automação de processos é conceitualmente mais ou menos igual à visão de Chaplin, existe de alguma forma em quase todas as organizações e, guardadas as proporções, também pode apresentar riscos.
A hierarquia dos processos
Para alinhar o entendimento que apresentaremos a seguir, é importante abordarmos algumas definições da hierarquia dos processos.
Macroprocessos
Os macroprocessos são grandes conjuntos de atividades organizadas para gerar valor e cumprir a missão organizacional. Têm impacto significativo na organização e estão diretamente relacionados ao produto ou serviço da empresa, abrangendo um conjunto amplo de atividades envolvendo mais de uma área, departamento e função.
Processos
Um macroprocesso é composto por um conjunto de processos que viabilizam os objetivos organizacionais. Um processo normalmente é constituído por uma sequência organizada de atividades e tarefas variadas. Dependendo da sua complexidade, pode ser dividido em vários subprocessos.
Subprocessos
Os subprocessos são um conjunto de atividades ou tarefas mais específicas e distintas que compõem um processo. É o desdobramento dos trabalhos dentro do processo principal, ou seja, são processos secundários que compõem o processo principal. Portanto, o processo principal pode depender da conclusão de seus subprocessos.
Atividades
Na hierarquia dos processos, as atividades são ações específicas, de menor complexidade e com objetivo determinado. Representam o trabalho a ser executado em cada etapa definida nos procedimentos que compõem cada processo ou subprocesso.
Tarefas
A tarefa é uma atividade que deve ser realizada dentro de um prazo. Ela está vinculada aos objetivos e às regras da empresa. No dia a dia, muitas tarefas são sequenciais, onde as entradas de uma tarefa são dependentes das saídas de outras. Assim, a ação A só poderá ser concluída se a tarefa B tiver sido terminada. Por esse motivo, alguns projetos podem ficar estagnados ou engargalados, já que alguns passos só podem ser feitos depois de outros.
Vamos a um exemplo básico, para ficar mais claro:
Macroprocesso: Finanças
Processo: Gestão de contas a pagar e receber
Subprocesso: Controle de pagamentos
Atividade: Conferência de Notas Fiscais
Tarefa: Transferências bancárias
Os pagamentos por transferência bancária somente devem ser feitos após as tarefas necessárias para a conferência das Notas Fiscais dos fornecedores. No nível dos processos e subprocessos, leve em consideração também que as capacidades de processamento das entradas e das saídas das tarefas sequenciais devem ser compatíveis, isso é, não adianta ter a capacidade de entregar altos volumes de saídas com a tarefa A se a tarefa B não puder processá-las com a mesma eficiência.
Automação de processos
Quando falamos em automação de processos, é preciso distinguir o que é automação de tarefas, automação de processos e integração de aplicativos.
A automação de processos é uma técnica usada para otimizar tarefas repetitivas e melhorar a eficiência nas operações de negócios. Macros do Excel, plataformas como a Zapier ou mini automações já existentes em sistemas e bots de RPA são exemplos de ferramentas que podem ser usadas para automação de tarefas em processos, mas cada uma tem seus próprios recursos e capacidades exclusivos.
Exploraremos a seguir as semelhanças e diferenças entre essas ferramentas e discutiremos quando usá-las para automação de processos.
As macros do Excel são um recurso interno do Microsoft Excel, que permite aos usuários automatizar tarefas repetitivas em planilhas. Macros são um conjunto de instruções que são gravadas e salvas em uma pasta de trabalho habilitada para macro. Essas instruções podem ser reproduzidas a qualquer momento, permitindo que os usuários automatizem tarefas repetitivas, como entrada de dados, manipulação de dados e análise de dados. As macros são uma boa ferramenta para automação de tarefas baseadas em planilhas do Excel, pois são fáceis de usar e não exigem nenhum conhecimento de programação, mas são limitadas em suas capacidades e escalabilidade. São mais adequadas para tarefas simples e repetitivas que não envolvem uma grande quantidade de dados ou lógica complexa, pois carecem de funcionalidades avançadas e dos recursos de integração necessários para lidar com esses tipos de tarefas. Além disso, são propensas a erros e podem ser difíceis de manter. Elas geralmente são criadas e mantidas por indivíduos, em vez de equipes, e podem ser difíceis de entender e modificar por outras pessoas. Isso também pode levar a problemas de consistência e confiabilidade.
A plataforma Zapier é uma ferramenta de automação baseada na web, que conecta diferentes aplicativos e serviços para automatizar tarefas. Permite que os usuários criem “zaps” que automatizam tarefas como entrada de dados, manipulação de dados e análise de dados. A Zapier é uma ferramenta fácil de usar e não requer nenhum conhecimento de programação para facilitar que os usuários conectem diferentes aplicativos e serviços, o que pode ser útil para empresas que usam várias ferramentas para diferentes tarefas.
Embora seja útil para conectar diferentes aplicativos e serviços, a Zapier também possui suas limitações quando comparada com a Automação Robótica de Processos (RPA). A plataforma depende de “receitas” ou “zaps” pré-construídos, o que limita sua flexibilidade e capacidade de personalização. Além disso, a Zapier não foi projetada para automação de alto volume e alta frequência, o que pode dificultar o acompanhamento das crescentes demandas atuais.
A Automação Robótica de Processos (RPA), por outro lado, é uma solução mais avançada de automação. Ela utiliza robôs de software para imitar ações humanas e automatizar tarefas que envolvem múltiplos sistemas e aplicativos. O software de RPA é facilmente integrado aos sistemas existentes e emprega uma combinação de lógica baseada em regras e aprendizado de máquina para automatizar tarefas como entrada de dados, preenchimento de formulários, elaboração de relatórios e outros processos repetitivos.
Comparando as macros do Excel, a Zapier e a RPA, a última é muito mais poderosa e flexível para automatizar tarefas complexas que abrangem vários sistemas. Os bots de RPA são especialmente eficazes em lidar com dados não estruturados e automatizar processos que requerem alta precisão e velocidade.
Ao decidir qual ferramenta usar para a automação de processos, é importante considerar os objetivos organizacionais, a complexidade das tarefas e dos processos, bem como os recursos disponíveis. A adoção da RPA enriquecida com Inteligência Artificial e Machine Learning pode impulsionar a hiperautomação, integrando tecnologias avançadas para oferecer mais segurança, inteligência e eficiência às tarefas automatizadas.
Tempos Modernos versão 2023
De acordo com o Gartner, a RPA enriquecida com Inteligência Artificial e Machine Learning se torna a tecnologia central que viabiliza a hiperautomação. A combinação das tecnologias de RPA e IA oferece o poder e a flexibilidade para automatizar setores em que a automação ainda não era possível: processos não documentados que dependem de entradas de dados não estruturadas.
A hiperautomação é uma das principais tendências tecnológicas da Indústria 4.0, promovendo a integração dos processos automatizados com RPA com novas tecnologias como Machine Learning, Inteligência Artificial, Internet das Coisas e a comunicação de redes 5G em alta velocidade.
Embora a automação já seja uma rotina em muitas indústrias, a hiperautomação é o próximo passo. Ela garante mais segurança e inteligência para as tarefas automatizadas por meio da integração de tecnologias.
Em que estágio de automação a sua empresa está? Em 1929 ou em 2023?
