Post original por Paulo Miyamoto, Gerente de Consultoria Six Sigma da QSC, parceira do Grupo Qualität.
As organizações estão buscando cada vez mais a RPA para otimização de processos de negócios visando reduzir agressivamente os custos e obter eficiência. Nos últimos anos, os serviços financeiros e o varejo assumiram a liderança na adoção da RPA, mas há evidências claras de uma de crescente tração de uso de RPA também nos setores de manufatura e saúde, o que denota flexibilidade da ferramenta. Contudo, existe uma preocupação em como efetivamente escolher quais processos serão automatizados, evitando-se o aumento exponencial de defeitos pela repetição robotizada, do tempo de desenvolvimento e de falhas que não foram corrigidas anteriormente.
Se o seu objetivo é ir além da economia de mão-de-obra e melhorar o processo, você precisa ter uma boa compreensão dos processos de negócios existentes e dos novos processos que precisa implementar a RPA. Redesenhar a otimização de processos durante a implementação do RPA pode aumentar o tempo de colocar um robo em “produção” e consequentemente o custo, mas seu ROI terá um potencial muito maior, com certeza. Nesse contexto, uma implementação bem-sucedida exigirá o mapeamento, análise e novo design do processo. Seguir as metodologias e/ou filosofias existentes do Lean, como o Six-Sigma, ou as melhores práticas, usando o ITIL, podem ajudá-lo a eliminar etapas desnecessárias para a implementação do RPA.
Sabemos que nem todos os processos podem ser automatizados. Se você não entender seus objetivos e o que deseja da RPA, sua implantação não será um sucesso.
Melhor momento para realizar um assessment Lean
A otimização de processos é um conceito estabelecido na gestão empresarial desde a década de 1950, quando a conhecida marca de automóveis Toyota começou a implementá-lo em suas fábricas. A metodologia Lean, como também é conhecida, teve como premissa uma nova visão de negócio baseada no colaborador (melhorarando a sua posição e efetividade no trabalho) e também no cliente (melhorar a satisfação do utilizador final). Para as empresas que estão buscando ou iniciando a sua jornada de automação robótica de processos, em que momento deve-se realizar um assessment Lean? Antes ou depois do desenvolvimento da automação com RPA?
Em tratando-se de projetos, estima-se que um defeito ao propagar-se para a próxima etapa, custa 10 vezes mais, assim, quanto mais cedo pudermos estudar o melhor método de execução no processo anterior, mais custos evitados teremos. Porém, caso já exista um processo em andamento, já automatizado, nunca é tarde para promovermos eventuais melhorias.
Resultado final do assessment
Muitas empresas estão buscando o RPA como alternativas à redução de custos e mitigação de erros, mas, muitas vezes não tem um fluxo desenhado do processo, e até mesmo desconhecem seus processos e subprocessos e nós aqui aprendemos por experiências adquiridas, que nem todos os processos conseguem ser robotizados.
Foi-se o tempo que as atividades nas organizações perduravam por anos a fio. Hoje o cliente tem muito acesso as informações e busca pela melhor relação de custo / benefício. Com isso, as empresas são impelidas a serem rápidas e criativas buscando atender as mudanças de demandas. Porém, muitas vezes, as mudança implementadas pontualmente, podem abrir brechas de falhas de processos onde pessoas tomam decisões pelo bom senso. A questão, é que nem sempre temos uma pessoa experiente e com bom senso para decidir, caindo para pessoas menos preparadas quando as substituímos por pessoas menos capacitadas. Assim, durante o assessment, identificamos pontos cruciais de decisões, que se não existir uma boa lógica, podemos ter diferentes decisões para as mesmas situações, afetando custos, prazos e qualidade.No final do assessment somos capazes de identificar rotinas repetitivas de simples automação, que ao serem automatizadas, liberamos o custo do homem hora para atividades de maior valor agregado, elencando tarefas ou grupo de atividades com o seu grau de automação.
Prazo para mapear um departamento
O custo do Mapeamento está relacionado ao tempo dispendido para entrevistar e analisar o processo. Em geral, a otimização de processos com muitas etapas decisórias e diversas fontes de informações a analisar, são as mais complicadas e de maior tempo requerido. Porém, um processo simples, mas de grande volume, requer outras variáveis importantes ao negócio, como espaço, pessoas envolvidas e o seu controle de grandes volumes de pessoas e itens, onde “migalhas” economizadas ao serem multiplicadas milhares de vezes, representam um grande montante no final. Mas no geral, é baseado em quantidade de pessoas chaves e tempo para entrevistar e conhecer as etapas do processo, onde um processo pequeno em média 3 pessoas são entrevistas, média até 6 a grande até 10 pessoas, levando em média de 2, 3 e 4 semanas respectivamente.
Detectando gargalos
Mesmo nas atividades envolvendo movimentação de materiais, podemos detectar tempos demorados para preencher requisições ou formulários, e lançar no sistema para liberar a próxima sequência de atividades, aguardando a interação humana para “apertar” o botão, e transcrever a informação de planilhas para o sistema por exemplo. Então, um bom instrumento de medição é o tempo médio de execução, e sua divisão em tempos de espera, que não agrega valor, e o tempo produtivo que contribui para atender o cliente. Assim, se automatizarmos estas tarefas simples mas de grande volume, conseguimos acelerar e aumentar a produtividade.
Mapeie um processo antes de automatizar
Mapear um processo antes de iniciar a automação é fundamental para capturar uma visão do processo de ponta a ponta para identificar gargalos e calcular o potencial de automação. Cada caso de uso é documentado em detalhes, para incluir o processo homem-máquina, interfaces, nível de esforço, dependências e impacto. Um processo ruim automatizado continua ruim, só mais rápido e barato.
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