Post original por Paulo Miranda, consultor de Marketing e Estratégias de Vendas na ZIG Estratégias de Mercado.
As equipes de vendas e marketing gastam a boa parte do tempo para executar tarefas manuais, repetitivas e, muitas vezes, demoradas. Quanto maior o percentual de tempo utilizado para a realização dessas tarefas manuais, menos tempo essas equipes terão para realizarem tarefas de maior valor estratégico para as empresas. A RPA (Robotic Process Automation) pode ser usada para reduzir as tarefas repetitivas e tediosas do dia-a-dia e trazer mais eficiência e criatividade em vendas e marketing.
A automação de tarefas é uma das megatendências que moldam a economia global. Uma pesquisa do McKinsey Global Institute (MGI) indica que aproximadamente 33% das tarefas de vendas e operações de vendas podem ser facilmente automatizadas com a tecnologia atual (figura 1). Isso torna as vendas uma das funções mais promissoras em termos de potencial de automação.
Figura 1 – Sales automation: The key to boosting revenue and reducing costs
Onde e como utilizar a RPA em Vendas e Marketing
Abaixo você encontrará alguns exemplos práticos de onde e como os robôs de software da RPA podem auxiliar as equipes de vendas e marketing a entregarem mais resultado.
Geração de Cotações e Propostas
Gerar cotações e propostas pode consumir um tempo considerável da equipe de vendas, desde a consulta de preços dos itens até o registro do documento final nos vários sistemas da empresas, tais como ERP e CRM. Esta pode ser uma tarefa tediosa para a equipe de vendas e diminui o número de horas disponíveis da equipe para efetivamente atender clientes. Os robôs da RPA poderiam automatizar o processo de cotação para resolver esse problema e ajudar a fornecer um serviço mais rápido para os clientes.
Leia o caso de sucesso da DSF, cliente do Grupo Qualitat, que tinha o desafio de diminuir o tempo médio de resposta aos pedidos de cotação.
Criação e envio de faturas
Este é um caso de replicação de dados. Os mesmos dados de vendas precisam existir tanto no CRM quanto nos sistemas contábeis. Ao invés da replicação manual de dados, os bots podem atualizar registros contábeis, preparar e enviar as faturas para os clientes ou outras áreas da empresa.
Leia o caso de sucesso do escritório de contabilidade Ras Reviri, que automatizou os processos contábeis para escalar e crescer a carteira de cliente, sem a necessidade de aumentar a equipe operacional.
Atualizar o CRM
Atualizar no CRM as informações sobre as interações com clientes pode ser demorado e improdutivo, mas é extremamente necessário. Existe uma classe emergente de soluções que permitem que as empresas integrem seus dados de e-mail, chamada e outros dados de comunicação ao CRM.
Se você não conseguir encontrar uma boa solução para o sistema de CRM que está usando, você pode escrever um bot simples para atualizar seus registros de CRM com dados de contato do cliente.
Atualizar sistemas de metas e remuneração
Empresas que não possuem integração entre sistemas de RH e CRM podem aproveitar os bots de RPA para garantir que as alterações de CRM sejam carregadas em scorecards para que os representantes de vendas possam ver seu progresso em tempo real ou ainda contabilizar as vendas para cálculo e pagamento de comissões e bônus.
Business Intelligence e Relatórios
Há tantos dados disponíveis para o seu departamento de vendas e marketing que se você teve que utilizar seu tempo para processar manualmente essas informações, provavelmente você sentirá falta de mais horas no dia para falar com seus clientes e vender mais. Esta é uma oportunidade perfeita para criar regras de negócio e deixar um robô assumir o lugar com a RPA.
A RPA pode ser usado neste contexto para:
>> Mapear novas campanhas e promoções de seus concorrentes: seu bot, pesquisando 24×7 os sites de seus concorrentes e enviando notificações para seu time. Acompanhe eventos, campanhas e mensagens que sua concorrência está usando para promover produtos ou executar vendas.
>> Fornecer insights sobre a atividade dos clientes de sua base. Por exemplo, se um cliente está atrasado em um pagamento ou não conseguiu renovar a assinatura de um produto, então um alerta pode notificar automaticamente um representante de vendas, criando uma oportunidade para o representante acompanhar o cliente, que pode estar pensando em levar seus negócios para outro lugar. Com a RPA, seus representantes de vendas estão mais informados em relação às atividades dos clientes de sua base.
Leia o caso de sucesso da rede de concessionárias, cliente do Grupo Qualitat, que implantou rotinas de RPA para gerar relatórios de vendas que são enviados antes do início do expediente.
Agregação e Gestão de Dados
Leads de qualidade e informações precisas de contato com o cliente são a força vital de qualquer departamento de vendas. Quanto tempo você acha que sua equipe de vendas e marketing gasta na construção de listas?
Agora, e se você pudesse reduzir essas horas significativamente e utilizar essas horas para atividades de vendas? Isso valeria muito para qualquer negócio, certo?
Com os robôs de software da RPA, você pode. Robôs podem ser implantados para agregar contatos para a equipe de vendas para que seus representantes de vendas não tenham que gastar tempo procurando por empresas, nomes, números de telefone e outras informações de contato críticas. Em seguida, os bots podem ser usados para atualizar seu CRM com esses novos dados de contato. Os bots podem até ser usados para rastrear a web e outros programas de software, agregando informações adicionais sobre seus contatos crm existentes e colocando contexto adicional em perfis de perspectiva.
Monitoramento de RFP/ Sites de Licitação
Robôs da RPA podem ser usados para rastrear sites de publicação de RFPs e licitações para identificar novas oportunidades de vendas. Ao invés de procurar manualmente novos negócios, sua equipe de vendas pode receber novas RFPs e licitações automaticamente à medida que estiverem disponíveis. Filtros personalizados podem até ser desenvolvidos para eliminar projetos que não são adequados para sua empresa.
Uma vez que as RFPs e licitações tenham sido identificadas, o bot pode baixar automaticamente esses arquivos diretamente em uma pasta designada nos servidores da sua empresa ou entregue diretamente à sua equipe de vendas por e-mail.
Leia o caso de sucesso do fabricante de dispositivos médicos, cliente do Grupo Qualitat, que tinha o desafio de integrar diversos canais de entrada de pedidos de compras.
