Você provavelmente já ouviu uma promessa tentadora: o ROI de um projeto de Automação Robótica de Processos (RPA) é alcançado em menos de um ano em média, gerando tempos de resposta mais rápidos, menores custos operacionais, conformidade aprimorada e maior qualidade de trabalho. Essa estimativa está no estudo “The robots are ready. Are you?”, desenvolvido pela Deloitte. Outro dado interessante está relacionado às possibilidades de aplicação dessa tecnologia: a PwC estima que 45% das atividades de trabalho podem ser automatizadas, gerando economias de US$ 2 trilhões em custos globais com a força de trabalho.
Na era pós-pandemia, essa capacidade de proporcionar ganhos de valor rápidos em várias áreas das organizações será mais importante do que nunca. A Forrester Research prevê que as tecnologias de automação como a RPA serão a chave para prosperar na nova realidade, à medida que as empresas lutam por maneiras de garantir a continuidade dos negócios e a manutenção da receita, sem ter que contratar mais pessoal ou substituir seus sistemas legados.
Acelerar o retorno financeiro pode ser a chave para garantir o sucesso de um projeto de RPA, garantindo que sua organização não perca o momento e a adesão organizacional.
É claro que o ROI varia de projeto para projeto, mas os resultados alcançados com os projetos de RPA sempre surpreendem. A seguir, apresentamos 3 exemplos reais de clientes do Grupo Qualität que estão trilhando sua jornada para a automação de seus processos.
Exemplo 1 – Fornecedora de produtos e serviços para navios e plataformas petrolíferas
Leia o case completo: Case DSF – Acelerar fluxo comercial
A empresa oferece soluções completas para navios e plataformas petrolíferas, e seu diferencial é a disponibilidade ininterrupta de atendimento aos clientes.
Objetivo: Diminuir o tempo médio de resposta para atender aos pedidos de cotação.
Desafios: A empresa recebe mensalmente centenas de pedidos de cotação com milhares de itens, feitas pelos clientes por meio de vários canais, como portais, e-mails e planilhas. Como a empresa está apresentando um grande crescimento ao longo dos anos, o número de pedidos de cotação vem aumentando exponencialmente.
O percentual de fechamento das vendas (win rate) é diretamente impactado pelo tempo de resposta das cotações. O tempo médio atual para resposta de um pedido de cotação é de 2 dias, sendo que algumas cotações podem demorar uma semana ou mais para serem respondidas. O aumento da demanda gera um crescimento na carga de trabalho das equipes de atendimento, faturamento e logística e pode acarretar em atrasos nas respostas dos pedidos.
O Grupo Qualität realizou um mapeamento tecnológico e de processos em 285 atividades de 9 departamentos da organização, com o objetivo de obter uma visão abrangente dos processos da empresa, entender os impactos e benefícios que podem ser promovidos com a automação e justificar o investimento em automação com mais assertividade. O mapeamento sugeriu várias melhorias para os fluxos dos processos e identificou 117 atividades (41% do total) com grande potencial para automação, criando assim um roadmap para a jornada de RPA na organização.
Um dos pontos mais críticos que foi levantado no estudo, revelou que uma cotação respondida no mesmo dia tem quase 90% de chance de ser convertida em venda. Esse percentual de fechamento vai caindo drasticamente ao longo do tempo, em função da demora na resposta para o cliente.
Problemas: Os principais problemas enfrentados pelas equipes comerciais e de atendimento para responder a uma cotação são relativos à grande quantidade de pesquisas necessárias sobre fornecedores e itens (códigos padrão) para atender a cada cotação.
Solução: Após mapear suas atividades fins, identificar gargalos (inclusive nas áreas de suporte que afetam as atividades fins), e projetar as oportunidades e o ROI para a automatização, a empresa concluiu que para crescer o seu negócio não bastaria apenas aumentar o número de pessoas do time de atendimento para poder lidar com um volume maior de cotações, mas seria necessário implementar a RPA em algumas atividades com grande potencial de automação, especialmente no departamento comercial, com o objetivo de reduzir os erros e eliminar a latência da resposta humana.
Exemplo 2 – Fabricante de dispositivos médicos
Leia o case completo: Exemplos reais de uso de RPA – fabricante de dispositivos médicos acelerando o fluxo comercial
Objetivo: Aumentar a velocidade das respostas de cotação, eliminar erros e automatizar o processo de colocação dos pedidos, com baixo impacto sobre a equipe.
Desafios: Ganhar agilidade no processo de resposta aos pedidos de cotação recebidos por vários canais. De maneira semelhante ao primeiro exemplo, o índice de fechamento dos pedidos é proporcional à rapidez na resposta, que envolve a correta interpretação dos itens descritos em cada pedido, custo e prazo de entrega.
Problemas: Apesar da padronização dos códigos dos produtos médicos, em muitos casos é preciso interpretar e confirmar a necessidade dos clientes, considerando as variações e divergências nas especificações dos produtos e a ampla oferta de modelos e opções de produtos.
Solução: Com o apoio do Grupo Qualität, a empresa entendeu que automatizar o processo de cotação usando apenas a RPA não atingiria o ROI esperado. Nesse caso, devido à complexidade envolvida no proceso, a jornada já partiu para a Hiperautomação, mesclando tecnologias de RPA e Machine Learning contratados na modalidade de RPAaaS (RPA-as-a-Service)
A combinação das tecnologias RPA e Machine Learning oferece o poder e a flexibilidade de automatizar o que antes não era possível: processos não documentados que dependem de entradas de dados não estruturados. O modelo RPAaaS (RPA-as-a-Service) tem baixo custo de propriedade, alta escalabilidade e flexibilidade, aumenta o ROI e apresenta alta segurança e conformidade junto aos processos.
Exemplo 3 – Grande escritório de contabilidade com mais de 300 clientes
Leia o case completo: Case Ras Reviri – Automatizar para escalar
Objetivo: Aumentar a capacidade de escalar seus serviços, sem precisar aumentar o quadro de pessoal.
Desafios:
Com novos clientes em perspectiva, que irão demandar mais as atividades do time existente e consequentemente de novos recursos surgiu a dúvida: Contratamos outro funcionário ou implementamos um robô de RPA para atender às novas demandas?
Problema:
Considerando a complexidade dos processos e a necessidade de intervenção humana em várias etapas, em qual processo deveríamos utilizar? Qual o processo mais candidato a ser automatizado?
Exemplo: Para o processo de Emissão de NF atualmente levam em média 1 dia e meio para emitir cerca de 200 Notas Fiscais mensais, com um aumento substancial de novos clientes, qual o impacto disso em número de pessoas / horas?
Solução:
Diante deste cenário, o escritório contratou os serviços de assessment de processos do Grupo Qualität usando metodologias 6 Sigma / Lean Office.
Ao fim das atividades de mapeamento, que entrevistou 10 dirigentes, e identificou 13 sistemas contábeis e fiscais envolvidos nos processos, foi possível identificar gargalos e oportunidades de automação. Entre eles,
295 atividades sendo que, destas, 135 são passíveis de automação. As áreas Contábeis e Financeiras são as áreas que mais podem tirar benefícios da automação, sendo área Contábil com 46 sendo 38 possíveis de automação e área Financeira com 20 sendo 15 possíveis de automação
O relatório do mapeamento ainda sugeriu várias melhorias nos processos e identificou algumas oportunidades para automação, destacando os processos mais críticos, entre eles: Emissão de NF, Serviços Tomados, Controle Sped, EFD e Serviços Prestados.
Ao fim do estudo, o escritório comparou novamente o custo em médio prazo da implementação de um novo robô de RPA, com o custo de contratação de novos funcionários para atender à demanda de novos clientes.
Diante disso, o escritório decidiu por contratar, na modalidade de RPAaaS (RPA as a Service) o processo para emissão de NF e com isso, o tempo desta atividade caiu de 1 dia e meio para 30 minutos, com taxa de erro muito próxima de zero.
Conclusão: Devido aos processos manuais, para cada novo cliente da carteira, o escritório recebe também uma carga de processos a serem executados, com dia e hora marcados, onde o não cumprimento de prazos pode acarretar multas. Para ampliar a carteira, é preciso contratar novos funcionários, dificultando o crescimento sadio do escritório. A Automação Robótica de Processos na contabilidade resulta em custos reduzidos de mão-de-obra, tempos de ciclo mais curtos, maior precisão e fluxos de trabalho simplificados. Com processos mais organizados, ágeis e com baixíssima probabilidade de erros, os profissionais que atuam no escritório contábil podem focar no que realmente importa: o relacionamento com o cliente. E a automação permite a escalabilidade.
Fases de avaliação do ROI
Uma análise adequada de ROI pode fornecer uma justificativa de negócios para qualquer projeto. Ao mostrar que a RPA fornecerá um benefício mensurável para a experiência do cliente, inovação, produtividade e controle de custos, os líderes podem aumentar a adesão em toda a empresa e garantir que suas iniciativas sejam bem-sucedidas. O processo de avaliação de ROI geralmente pode ser dividido em três fases principais:
Inicial – Antes da implementação, os líderes do projeto podem usar benchmarks de ROI e dados de outras implementações semelhantes no seu setor, para construir o seu caso de RPA. Ao mostrar o que a tecnologia é capaz de oferecer, as empresas podem planejar melhor a implementação e garantir os recursos necessários para o projeto.
Consolidação – À medida que uma implementação de RPA se desenvolve e se torna mais madura, é importante que a organização entenda os resultados obtidos com o projeto, incluindo aqueles fatores que são mais difíceis de quantificar, como a experiência do cliente e a melhoria da satisfação dos colaboradores. Coletar dados de ROI pode ajudar a validar a suposição inicial, identificar áreas de melhoria e ajudar a construir suporte para futuras iniciativas.
Evolução contínua – Conforme a RPA continua a evoluir na organização, os usuários desejarão aplicar a tecnologia a um número crescente de processos de negócios. As empresas devem monitorar continuamente o ROI das implementações e procurar áreas adicionais que possam se beneficiar com a automação.
