ONDE UTILIZAR A RPA NAS ÁREAS DE FINANÇAS

A Automação Robótica de Processos (RPA) pode ser definida como “a aplicação de tecnologia que permite uma empresa configurar softwares, também chamados de robôs, para capturar, interpretar e interagir com aplicativos existentes, com o objetivo de processar transações, manipular dados, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais”.

Em vez de fluxos de trabalho de automação codificada e interfaces de programação de aplicativos (APIs) em programas de software, a RPA imita ações de seres humanos em sistemas existentes. Atua da mesma maneira com que um trabalhador humano lê e interpreta os dados de um documento físico e os transfere para vários aplicativos em seu computador.

Os robôs podem facilmente mover dados de um aplicativo para outro, imitando atividades como clicar, digitar e mover-se entre janelas. Além disso, esses robôs podem usar modelos de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) nativo e complementar, para aprimorar a capacidade geral e aprender com cada situação.

Para as áreas financeiras e contábeis, a RPA pode desempenhar um papel crucial na transformação de suas operações. O trabalho dos profissionais desses setores envolve garantir o planejamento estratégico do orçamento e realizar uma análise fiscal abrangente. Tudo isso deve ser feito, equilibrando tarefas diárias como gerenciamento de folha de pagamento e cobranças.

Colocar os robôs de software para trabalhar na automação das áreas de finanças e contabilidade permite gerenciar com mais eficiência processos de alto volume em infraestruturas complexas. Uma boa solução de RPA não apenas simplifica seus processos mais tediosos, repetitivos e manuais, mas também se integra aos aplicativos de negócios de missão crítica, centralizando seus esforços de automação em um único local.

 

  Escolhendo os processos certos para automatizar  

Onde exatamente a RPA pode fazer a diferença nas funções financeiras e contábeis da sua empresa? Em quase todos os processos.

Para saber mais sobre os benefícios possíveis de se alcançar com a RPA, baixe o whitepaper “Benefícios da RPA para as áreas de finanças”.

Uma das principais considerações antes de tomar a decisão sobre um processo é avaliar as exceções. Por exemplo, se 90% de suas transações puderem ser mapeadas em dez etapas, mas 10% exigirem que duas etapas adicionais sejam concluídas após a etapa três, isso se tornará uma exceção à regra, que precisa ser gerenciada. Neste caso, caminhos de exceção precisam ser incorporados ao fluxo de trabalho para gerenciar a variação.

Embora esses subprocessos também possam ser automatizados, levará tempo para incorporar seus fluxos de trabalho no processo de automação robótica, portanto, é preciso decidir se o tempo adicional para implantação agrega valor.

É aqui que o papel dos humanos ao lado do RPA se transformará. À medida que os robôs assumem a rotina e as tarefas repetitivas de processamento transacional, espera-se que os profissionais de finanças e contabilidade gerenciem as exceções. Eles precisarão executar as transações complexas, baseadas em julgamento, que os robôs não poderão executar (ainda).

Abaixo, selecionamos uma lista com 12 processos de finanças e contabilidade que são altamente adequados para a RPA. Embora a listagem não tenha a pretensão de ser completa, fornece uma boa sugestão de processos que podem ser explorados por qualquer organização que esteja iniciando a transformação digital pela RPA de suas funções de finanças e contabilidade.

1. Preparação da revisão financeira

• Integre e automatize a movimentação de dados de vários aplicativos bancários, para facilitar a consolidação dos relatórios executivos.

• Padronize os dados para facilitar a formatação entre aplicativos, como Adobe ou Excel, para criar relatórios de fácil leitura.

2. Conciliação de contas

• Faça o download dos saldos de contas em formatos pré-aprovados.

• Carregue dados transacionais de vários subsistemas em diferentes formatos.

• Realize a validação dos dados, pesquise e manipule as exceções.

• Crie e faça o balanço de lançamentos contábeis, identificando e corrigindo discrepâncias.

3. Lançamentos contábeis padrão

• Crie lançamentos contábeis mensais (demonstrativos).

• Insira e gerencie dados no seu ERP.

• Execute análises de validação de dados, para garantir entradas precisas.

4. Reconciliações bancárias

• Automatize os fluxos de trabalho para download de extratos bancários de contas individuais.

• Crie arquivos de texto e armazene-os nas pastas apropriadas.

• Concilie o saldo e as transações com os principais subsistemas financeiros.

• Crie relatórios de lançamentos contábeis para lidar com as discrepâncias.

5. Reconciliações entre empresas

• Verifique e reconcilie balanços de contas entre empresas.

• Realize pesquisas e relatórios básicos para todas as exceções entre as contas.

• Crie arquivos de exceção e envie relatórios por e-mail para revisões e aprovações.

6. Processamento de contas a pagar

• Configure e controle processos para pagar diferentes fornecedores.

• Crie fluxos de trabalho para aprovações de contas a pagar.

• Insira os dados para concluir a preparação e o processamento dos pagamentos.

• Processe pagamentos e reúna os arquivos de pagamento, para lançamento contábil no subsistema.

7. Processamento de Contas a Receber

• Aprove créditos e mantenha um arquivo mestre de cada cliente.

• Encaminhe e processe pedidos de clientes.

• Processe recibos de contas a receber.

• Envie notificações de pagamentos atrasados.

8. Planejamento e análise financeira

• Integre o pré-preenchimento de previsões usando dados históricos e de mercado.

• Carregue saldos nos sistemas de planejamento para registro.

• Crie relatórios de variação que mostrem o pré-preenchimento e os dados reais.

9. Contabilidade e finanças operacionais

• Conduza o processo de aprovação da revisão de preços, para lidar com as várias exceções das contas dos clientes.

• Calcule e processe descontos.

• Baixe dados mensais detalhados de vendas e cálculos de comissão.

• Crie arquivos e e-mails para obter aprovações.

• Gere informações necessárias para os livros-razão e subsistemas gerais.

10. Conformidade regulatória e relatórios

• Preencha previamente relatórios e roteiros anuais complexos.

• Capture e manipule dados para dar suporte às demonstrações contábeis geradas automaticamente.

• Crie uma trilha de auditoria e relatórios, encaminhe-os e obtenha a confirmação do recebimento.

11. Detecção de fraudes

• Colete e monitore informações para detectar fraudes.

• Preveja possíveis atividades fraudulentas futuras, com base em padrões dos dados.

12. Emissão de relatórios diários de receitas e despesas

• Desenvolva e entregue relatórios diários de receitas e despesas.

• Preencha, valide os dados e gere o relatório final.

• Elimine erros e economize tempo da equipe de contabilidade.

 

 

  Conclusão  

Sempre é bom ressaltar que a RPA não substitui o pensamento humano, mas pode ajudar a automatizar as tarefas manuais e repetitivas, liberando a equipe para tomar melhores decisões e ir além da entrada de dados e geração de relatórios. Para as equipes de finanças e contabilidade, a RPA é um sonho tornado realidade.

Interessado em automatizar suas funções financeiras e contábeis? Nós podemos ajudar. Entre em contato conosco para saber mais. Agende uma conversa aqui.