A Automação Robótica de Processos (RPA) pode ser definida como “a aplicação de tecnologia que permite uma empresa configurar softwares, também chamados de robôs, para capturar, interpretar e interagir com aplicativos existentes, com o objetivo de processar transações, manipular dados, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais”.
Em vez de fluxos de trabalho de automação codificada e interfaces de programação de aplicativos (APIs) em programas de software, a RPA imita ações de seres humanos em sistemas existentes. Atua da mesma maneira com que um trabalhador humano lê e interpreta os dados de um documento físico e os transfere para vários aplicativos em seu computador.
Os robôs podem facilmente mover dados de um aplicativo para outro, imitando atividades como clicar, digitar e mover-se entre janelas. Além disso, esses robôs podem usar modelos de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) nativo e complementar, para aprimorar a capacidade geral e aprender com cada situação.
Para as áreas financeiras e contábeis, a RPA pode desempenhar um papel crucial na transformação de suas operações. O trabalho dos profissionais desses setores envolve garantir o planejamento estratégico do orçamento e realizar uma análise fiscal abrangente. Tudo isso deve ser feito, equilibrando tarefas diárias como gerenciamento de folha de pagamento e cobranças.
Colocar os robôs de software para trabalhar na automação das áreas de finanças e contabilidade permite gerenciar com mais eficiência processos de alto volume em infraestruturas complexas. Uma boa solução de RPA não apenas simplifica seus processos mais tediosos, repetitivos e manuais, mas também se integra aos aplicativos de negócios de missão crítica, centralizando seus esforços de automação em um único local.
Escolhendo os processos certos para automatizar
Onde exatamente a RPA pode fazer a diferença nas funções financeiras e contábeis da sua empresa? Em quase todos os processos.
Para saber mais sobre os benefícios possíveis de se alcançar com a RPA, baixe o whitepaper “Benefícios da RPA para as áreas de finanças”.
Uma das principais considerações antes de tomar a decisão sobre um processo é avaliar as exceções. Por exemplo, se 90% de suas transações puderem ser mapeadas em dez etapas, mas 10% exigirem que duas etapas adicionais sejam concluídas após a etapa três, isso se tornará uma exceção à regra, que precisa ser gerenciada. Neste caso, caminhos de exceção precisam ser incorporados ao fluxo de trabalho para gerenciar a variação.
Embora esses subprocessos também possam ser automatizados, levará tempo para incorporar seus fluxos de trabalho no processo de automação robótica, portanto, é preciso decidir se o tempo adicional para implantação agrega valor.
É aqui que o papel dos humanos ao lado do RPA se transformará. À medida que os robôs assumem a rotina e as tarefas repetitivas de processamento transacional, espera-se que os profissionais de finanças e contabilidade gerenciem as exceções. Eles precisarão executar as transações complexas, baseadas em julgamento, que os robôs não poderão executar (ainda).
Abaixo, selecionamos uma lista com 12 processos de finanças e contabilidade que são altamente adequados para a RPA. Embora a listagem não tenha a pretensão de ser completa, fornece uma boa sugestão de processos que podem ser explorados por qualquer organização que esteja iniciando a transformação digital pela RPA de suas funções de finanças e contabilidade.
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Preparação da revisão financeira
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Integre e automatize a movimentação de dados de vários aplicativos bancários, para facilitar a consolidação dos relatórios executivos.
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Padronize os dados para facilitar a formatação entre aplicativos, como Adobe ou Excel, para criar relatórios de fácil leitura.
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Conciliação de contas
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Faça o download dos saldos de contas em formatos pré-aprovados.
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Carregue dados transacionais de vários subsistemas em diferentes formatos.
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Realize a validação dos dados, pesquise e manipule as exceções.
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Crie e faça o balanço de lançamentos contábeis, identificando e corrigindo discrepâncias.
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Lançamentos contábeis padrão
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Crie lançamentos contábeis mensais (demonstrativos).
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Insira e gerencie dados no seu ERP.
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Execute análises de validação de dados, para garantir entradas precisas.
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Reconciliações bancárias
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Automatize os fluxos de trabalho para download de extratos bancários de contas individuais.
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Crie arquivos de texto e armazene-os nas pastas apropriadas.
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Concilie o saldo e as transações com os principais subsistemas financeiros.
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Crie relatórios de lançamentos contábeis para lidar com as discrepâncias.
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Reconciliações entre empresas
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Verifique e reconcilie balanços de contas entre empresas.
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Realize pesquisas e relatórios básicos para todas as exceções entre as contas.
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Crie arquivos de exceção e envie relatórios por e-mail para revisões e aprovações.
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Processamento de contas a pagar
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Configure e controle processos para pagar diferentes fornecedores.
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Crie fluxos de trabalho para aprovações de contas a pagar.
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Insira os dados para concluir a preparação e o processamento dos pagamentos.
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Processe pagamentos e reúna os arquivos de pagamento, para lançamento contábil no subsistema.
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Processamento de Contas a Receber
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Aprove créditos e mantenha um arquivo mestre de cada cliente.
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Encaminhe e processe pedidos de clientes.
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Processe recibos de contas a receber.
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Envie notificações de pagamentos atrasados.
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Planejamento e análise financeira
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Integre o pré-preenchimento de previsões usando dados históricos e de mercado.
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Carregue saldos nos sistemas de planejamento para registro.
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Crie relatórios de variação que mostrem o pré-preenchimento e os dados reais.
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Contabilidade e finanças operacionais
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Conduza o processo de aprovação da revisão de preços, para lidar com as várias exceções das contas dos clientes.
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Calcule e processe descontos.
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Baixe dados mensais detalhados de vendas e cálculos de comissão.
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Crie arquivos e e-mails para obter aprovações.
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Gere informações necessárias para os livros-razão e subsistemas gerais.
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Conformidade regulatória e relatórios
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Preencha previamente relatórios e roteiros anuais complexos.
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Capture e manipule dados para dar suporte às demonstrações contábeis geradas automaticamente.
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Crie uma trilha de auditoria e relatórios, encaminhe-os e obtenha a confirmação do recebimento.
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Detecção de fraudes
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Colete e monitore informações para detectar fraudes.
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Preveja possíveis atividades fraudulentas futuras, com base em padrões dos dados.
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Emissão de relatórios diários de receitas e despesas
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Desenvolva e entregue relatórios diários de receitas e despesas.
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Preencha, valide os dados e gere o relatório final.
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Elimine erros e economize tempo da equipe de contabilidade.
