ONDE UTILIZAR A RPA NAS ÁREAS DE FINANÇAS

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A Automação Robótica de Processos (RPA) pode ser definida como “a aplicação de tecnologia que permite uma empresa configurar softwares, também chamados de robôs, para capturar, interpretar e interagir com aplicativos existentes, com o objetivo de processar transações, manipular dados, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais”.
Em vez de fluxos de trabalho de automação codificada e interfaces de programação de aplicativos (APIs) em programas de software, a RPA imita ações de seres humanos em sistemas existentes. Atua da mesma maneira com que um trabalhador humano lê e interpreta os dados de um documento físico e os transfere para vários aplicativos em seu computador.
Os robôs podem facilmente mover dados de um aplicativo para outro, imitando atividades como clicar, digitar e mover-se entre janelas. Além disso, esses robôs podem usar modelos de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) nativo e complementar, para aprimorar a capacidade geral e aprender com cada situação.
Para as áreas financeiras e contábeis, a RPA pode desempenhar um papel crucial na transformação de suas operações. O trabalho dos profissionais desses setores envolve garantir o planejamento estratégico do orçamento e realizar uma análise fiscal abrangente. Tudo isso deve ser feito, equilibrando tarefas diárias como gerenciamento de folha de pagamento e cobranças.
Colocar os robôs de software para trabalhar na automação das áreas de finanças e contabilidade permite gerenciar com mais eficiência processos de alto volume em infraestruturas complexas. Uma boa solução de RPA não apenas simplifica seus processos mais tediosos, repetitivos e manuais, mas também se integra aos aplicativos de negócios de missão crítica, centralizando seus esforços de automação em um único local.

 

  Escolhendo os processos certos para automatizar  

Onde exatamente a RPA pode fazer a diferença nas funções financeiras e contábeis da sua empresa? Em quase todos os processos.
Para saber mais sobre os benefícios possíveis de se alcançar com a RPA, baixe o whitepaper “Benefícios da RPA para as áreas de finanças”.
Uma das principais considerações antes de tomar a decisão sobre um processo é avaliar as exceções. Por exemplo, se 90% de suas transações puderem ser mapeadas em dez etapas, mas 10% exigirem que duas etapas adicionais sejam concluídas após a etapa três, isso se tornará uma exceção à regra, que precisa ser gerenciada. Neste caso, caminhos de exceção precisam ser incorporados ao fluxo de trabalho para gerenciar a variação.
Embora esses subprocessos também possam ser automatizados, levará tempo para incorporar seus fluxos de trabalho no processo de automação robótica, portanto, é preciso decidir se o tempo adicional para implantação agrega valor.
É aqui que o papel dos humanos ao lado do RPA se transformará. À medida que os robôs assumem a rotina e as tarefas repetitivas de processamento transacional, espera-se que os profissionais de finanças e contabilidade gerenciem as exceções. Eles precisarão executar as transações complexas, baseadas em julgamento, que os robôs não poderão executar (ainda).
Abaixo, selecionamos uma lista com 12 processos de finanças e contabilidade que são altamente adequados para a RPA. Embora a listagem não tenha a pretensão de ser completa, fornece uma boa sugestão de processos que podem ser explorados por qualquer organização que esteja iniciando a transformação digital pela RPA de suas funções de finanças e contabilidade.
  1. Preparação da revisão financeira
  • Integre e automatize a movimentação de dados de vários aplicativos bancários, para facilitar a consolidação dos relatórios executivos.
  • Padronize os dados para facilitar a formatação entre aplicativos, como Adobe ou Excel, para criar relatórios de fácil leitura.
  1. Conciliação de contas
  • Faça o download dos saldos de contas em formatos pré-aprovados.
  • Carregue dados transacionais de vários subsistemas em diferentes formatos.
  • Realize a validação dos dados, pesquise e manipule as exceções.
  • Crie e faça o balanço de lançamentos contábeis, identificando e corrigindo discrepâncias.
  1. Lançamentos contábeis padrão
  • Crie lançamentos contábeis mensais (demonstrativos).
  • Insira e gerencie dados no seu ERP.
  • Execute análises de validação de dados, para garantir entradas precisas.
  1. Reconciliações bancárias
  • Automatize os fluxos de trabalho para download de extratos bancários de contas individuais.
  • Crie arquivos de texto e armazene-os nas pastas apropriadas.
  • Concilie o saldo e as transações com os principais subsistemas financeiros.
  • Crie relatórios de lançamentos contábeis para lidar com as discrepâncias.
  1. Reconciliações entre empresas
  • Verifique e reconcilie balanços de contas entre empresas.
  • Realize pesquisas e relatórios básicos para todas as exceções entre as contas.
  • Crie arquivos de exceção e envie relatórios por e-mail para revisões e aprovações.
  1. Processamento de contas a pagar
  • Configure e controle processos para pagar diferentes fornecedores.
  • Crie fluxos de trabalho para aprovações de contas a pagar.
  • Insira os dados para concluir a preparação e o processamento dos pagamentos.
  • Processe pagamentos e reúna os arquivos de pagamento, para lançamento contábil no subsistema.
  1. Processamento de Contas a Receber
  • Aprove créditos e mantenha um arquivo mestre de cada cliente.
  • Encaminhe e processe pedidos de clientes.
  • Processe recibos de contas a receber.
  • Envie notificações de pagamentos atrasados.
  1. Planejamento e análise financeira
  • Integre o pré-preenchimento de previsões usando dados históricos e de mercado.
  • Carregue saldos nos sistemas de planejamento para registro.
  • Crie relatórios de variação que mostrem o pré-preenchimento e os dados reais.
  1. Contabilidade e finanças operacionais
  • Conduza o processo de aprovação da revisão de preços, para lidar com as várias exceções das contas dos clientes.
  • Calcule e processe descontos.
  • Baixe dados mensais detalhados de vendas e cálculos de comissão.
  • Crie arquivos e e-mails para obter aprovações.
  • Gere informações necessárias para os livros-razão e subsistemas gerais.
  1. Conformidade regulatória e relatórios
  • Preencha previamente relatórios e roteiros anuais complexos.
  • Capture e manipule dados para dar suporte às demonstrações contábeis geradas automaticamente.
  • Crie uma trilha de auditoria e relatórios, encaminhe-os e obtenha a confirmação do recebimento.
  1. Detecção de fraudes
  • Colete e monitore informações para detectar fraudes.
  • Preveja possíveis atividades fraudulentas futuras, com base em padrões dos dados.
  1. Emissão de relatórios diários de receitas e despesas
  • Desenvolva e entregue relatórios diários de receitas e despesas.
  • Preencha, valide os dados e gere o relatório final.
  • Elimine erros e economize tempo da equipe de contabilidade.

 

 

  Conclusão  

Sempre é bom ressaltar que a RPA não substitui o pensamento humano, mas pode ajudar a automatizar as tarefas manuais e repetitivas, liberando a equipe para tomar melhores decisões e ir além da entrada de dados e geração de relatórios. Para as equipes de finanças e contabilidade, a RPA é um sonho tornado realidade.
Interessado em automatizar suas funções financeiras e contábeis? Nós podemos ajudar. Entre em contato conosco para saber mais. Agende uma conversa aqui.

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