RPA PARA INSTITUIÇÕES DE ENSINO: MAIS EFICIÊNCIA E MENOS CUSTOS

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O setor da educação está passando por uma rápida transformação tecnológica, com a adoção de ferramentas e processos como quadros inteligentes, salas de aula online, websites e aplicativos móveis, avaliações online, sistemas de gerenciamento de aprendizagem e muito mais. O objetivo por trás de tais avanços é melhorar a qualidade da educação e da atenção voltada ao progresso dos alunos. Aliado a isso, cada vez mais os alunos desejam ter na escola as mesmas tecnologias e experiências que estão acostumados no dia a dia.
No entanto, quando olhamos para a carga de trabalho atual dos professores e administradores, podemos ver que muitas tarefas repetitivas, manuais e tediosas ainda ocupam uma parte significativa do horário de trabalho desses profissionais.
Para os professores, essas tarefas incluem o controle de frequência dos alunos, avaliação de tarefas, trabalhos, provas, análise de projetos e geração de boletins de notas.
Os administradores são os responsáveis por garantir o bom funcionamento das instituições de ensino e realizam várias tarefas volumosas, monótonas, repetitivas e demoradas. Entre essas atividades estão o agendamento de reuniões acadêmicas, o controle da seleção e da matrícula de alunos, dos registros escolares, planejamento de eventos educacionais e o processamento das contas a pagar e a receber.
Como resultado, temos professores com pouco ou nenhum tempo livre para se concentrar na evolução dos alunos, bem como no planejamento e na implementação de novas estratégias de ensino. Quanto aos administradores, essas atividades reduzem a capacidade de se concentrar na definição de estratégias educacionais, projetar políticas e procedimentos e tomar decisões importantes que impactam toda a comunidade acadêmica.
A Automação Robótica de Processos (RPA) já provou seu valor ao automatizar de ponta a ponta processos baseados em regras, assim como processos complexos nos setores bancário e financeiro, transporte e logística, saúde, etc. É chegada a hora do setor de educação também adotar a automação com bots de RPA, para que seus educadores e administradores tenham mais tempo para se concentrar em atividades que trazem maior valor para as organizações.
A RPA pode realizar atividades em processos de alto volume e complexidade, sem a necessidade de um envolvimento humano contínuo. Os bots de RPA atuam como colaboradores virtuais, que apoiam o corpo docente e a equipe administrativa para oferecer aos alunos uma educação de maior qualidade.

 

  Principais casos de uso de RPA na educação   

Matrícula de alunos
O processo de matrícula de alunos geralmente envolve uma série de tarefas de trabalho intensivo. A equipe administrativa deve analisar os formulários de matrícula de cada aluno, avaliar e validar os documentos, verificar sua elegibilidade para o curso desejado, selecionar candidatos, etc. Eles também podem se encontrar sobrecarregados com várias funções adicionais necessárias durante os períodos de pico que normalmente acontecem ao longo do ano acadêmico. Além disso, a execução manual dessas tarefas pode resultar em erros e atrasos nas respostas, dependendo do volume de trabalho em um dia específico e da capacidade disponível.
A RPA pode ajudar a reduzir essa carga de trabalho. É possível configurar os bots e definir parâmetros para avaliar e verificar os formulários de matrícula, verificar os critérios de elegibilidade e selecionar os candidatos. Esses bots virtuais permitem escalabilidade elástica sob demanda. Isso significa que, se em um determinado dia houver muitos documentos para avaliar, os bots podem fazer isso com eficiência sem a necessidade de transferir mais atividades à equipe existente. Esse processo automatizado resulta em um tempo de resposta muito mais rápido em comparação com os esforços manuais, podendo atuar sem interrupções e ajudando a reduzir significativamente os custos, com aumento da precisão do processo.
Atendimento ao aluno
Uma instituição de ensino deve ter um sistema eficiente para gerenciar o processo de atendimento aos alunos. O atendimento aos alunos inclui uma série de atividades, como informar os horários de aulas e quadro de notas, esclarecer dúvidas, marcar frequência, enviar lembretes, comunicar eventos, oportunidades de estágio, etc. A automação pode ajudar o processamento de todos esses serviços sem problemas, atendendo adequadamente as necessidades e respondendo as dúvidas de cada aluno.
Por exemplo, as instituições precisam manter um registro de frequência não apenas dos alunos, mas também do corpo docente e da equipe administrativa. Um bot de RPA pode estar integrado ao sistema de catracas de entrada e marcar automaticamente a presença quando um aluno ou colaborador entrar nas instalações. Também é possível configurar a ferramenta de forma que envie notificações automatizadas e relatórios para pais, alunos, professores e administradores, seguindo regras pré-definidas.
Relatórios financeiros
Vários alunos se candidatam para obter descontos nas mensalidades e empréstimos estudantis. A equipe de administração deve examinar cada um dos pedidos, verificar os critérios de elegibilidade e processá-los posteriormente. Esse processo geralmente leva algum tempo. Além de poder automatizar essas tarefas, as instituições educacionais podem também aproveitar a RPA para automatizar o processamento da folha de pagamento, gerenciamento de fornecedores, recebimento de mensalidades, etc.
Processamento de notas
A RPA pode ser usada para automatizar os relatórios de notas dos alunos, extraindo as informações de um banco de dados. Em vez dos membros do corpo docente colocarem as notas manualmente no histórico de cada aluno, a tecnologia de RPA ajuda a tornar o trabalho mais fácil e eficiente. Além disso, a ferramenta pode enviar relatórios automaticamente para os pais.
Agendamento de reuniões
Uma instituição educacional organiza várias reuniões ao longo do ano, incluindo reuniões de pais e professores, reuniões de conselho, reuniões de professores e assim por diante. Em um cenário típico, um membro da equipe terá que verificar a disponibilidade dos participantes, preparar uma pauta e enviar convites por e-mail. A RPA pode realizar essas tarefas, verificando a agenda de todos e redigindo um e-mail comunicando a hora e o local da reunião. Em caso de mudança de horário ou local, a ferramenta pode reagendar as reuniões sem esforço.
Assistentes virtuais
Assistentes virtuais incluem chatbots em websites e aplicativos, SMS, correios de voz, etc. Eles são usados para reduzir os esforços humanos envolvidos para responder a perguntas. Essencialmente, um chatbot simula uma conversa humana. Ele pode responder a perguntas gerais dos alunos, colaboradores e visitantes de um site, relacionadas a vários processos específicos, regulamentos, informações sobre os cursos, etc.
Em vez de designar um membro da equipe para responder a essas perguntas, esses assistentes virtuais, com a ajuda das tecnologias de Processamento de Linguagem Natural (PNL) e Inteligência Artificial (IA), podem entender a linguagem natural, aprender com os dados existentes e responder às perguntas de maneira apropriada. Dependendo da característica ou complexidade da resposta, se for necessário, o bot de RPA pode redirecionar a pergunta a um agente humano.

 

  Conclusão   

A automação robótica de processos é bastante simples de implementar, pois não requer codificação ou, em alguns casos, requer apenas uma codificação mínima. As instituições podem usar as funcionalidades de arrastar e soltar nas ferramentas de RPA para automatizar fluxos de trabalho e monitorar, agendar, controlar e executar remotamente as aplicações de RPA.
A RPA elimina ineficiências em tarefas rotineiras. Funciona como uma força de trabalho virtual, que está disponível 24 × 7, pode ser elasticamente escalada para cima e para baixo quando necessário, ajudando a organização a executar seus processos com economia, rapidez e precisão. Dessa forma, podem aumentar a eficácia das suas operações e melhorar imensamente a qualidade dos serviços oferecidos.
A educação desempenha um papel essencial na sociedade, formando e preparando as pessoas para a vida. Como vimos, o número de processos que podem se beneficiar com a RPA é ilimitado e as instituições de ensino têm a responsabilidade de acompanhar o ritmo de um mundo que está em constante mudança e dependendo cada vez mais das tecnologias digitais.
Agende uma conversa aqui com o nosso time de especialistas e saiba mais como podemos ajudar sua organização a automatizar seus processos e atividades.

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