A cada dia estamos observando uma grande transformação na forma como as empresas estruturam seus processos e como essa abordagem está reduzindo a necessidade de intervenção humana, especialmente por meio da automação. No que se refere às atividades de RH, a troca de dados entre sistemas diferentes melhorou drasticamente a eficiência e aumentou o volume e a complexidade dos processos relacionados com a gestão de pessoas.
As organizações precisam automatizar suas tarefas repetitivas para sobreviver nesse novo cenário. Essa é a única maneira pela qual podem liberar mais tempo de seus colaboradores para se dedicarem a atividades mais importantes para o negócio. É por isso que a tecnologia de Automação Robótica de processos (RPA) está se tornando cada vez mais empregada na área de Recursos Humanos.
A adoção da RPA pode resultar em economias significativas para as empresas. Estudos mostram que até 45% das atividades laborais podem ser automatizadas utilizando tecnologias como a RPA, o que pode representar uma redução de custos operacionais entre 20% a 30% em áreas administrativas e de suporte, incluindo RH (Fonte: McKinsey & Company).
Esse movimento pode ser constatado tanto pela oferta de ferramentas e serviços especializados pelos fornecedores de TI, quanto na recente legislação que rege as relações de trabalho. O surgimento de obrigações como o eSocial, por exemplo, levou os departamentos de RH a adotar essa plataforma para rotinas, que anteriormente eram feitas com documentos em papel, lembra?
Mudanças ainda maiores acontecerão nos próximos anos, mas grande parte da tecnologia necessária para auxiliar de forma eficaz as atividades rotineiras desempenhadas pelo RH já está disponível.
Como a RPA pode melhorar os processos de RH?
A Automação Robótica de Processos (RPA) é o uso de robôs de software (bots) para automatizar várias tarefas repetitivas e baseadas em regras, que apresentam grande volume de dados e interações. Os processos operacionais de RH que podem ganhar eficiência com a RPA incluem relações com os colaboradores, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, comunicação de benefícios, remuneração, políticas da empresa e atividades gerais de RH. Com isso, uma organização pode dispor de uma força de trabalho virtual totalmente funcional para lidar com todas essas tarefas, com maior grau de precisão e eficiência.
Em situações pré-definidas, que requeiram a complementação, avaliação ou aprovação de um profissional especializado, os bots de RPA também podem ser programados para redirecionar a tarefa para um agente humano, quando for necessário.
Ao implantar a RPA, pode-se reduzir significativamente a necessidade de intervenção humana, permitindo que os profissionais de RH se concentrem em tarefas de maior valor estratégico, como o desenvolvimento e retenção de talentos, assim como o planejamento e implementação de políticas. Como resultado, temos a valorização dos profissionais e do próprio papel da gestão de pessoas na organização, com impactos positivos na satisfação da equipe de RH e um melhor atendimento a todos os stakeholders.
Uma das características mais significativas dos bots de RPA é a possibilidade de se integrar com os sistemas legados da organização de forma simplificada, eficiente e de baixo custo, para interagir com outros processos e dados de várias fontes, no momento em que são necessários, simplificando dessa forma os processos, aliviando a carga de trabalho dos profissionais de RH em tarefas rotineiras e entediantes e oferecendo uma melhor experiência aos colaboradores. A integração de plataformas com a RPA também permite personalizar ainda mais as informações e tratar cada necessidade de forma individualizada.
Aplicações da RPA no RH
A RPA pode ser aplicada em diversas áreas do RH, como:
- Recrutamento e Seleção: Automatização de tarefas como triagem de currículos, agendamento de entrevistas e envio de emails.
- Onboarding: Criação automática de contas de e-mail, acesso a sistemas e treinamento online para novos colaboradores.
- Folha de Pagamento: Processamento de folhas de pagamento, cálculos de impostos e geração de relatórios.
- Gestão de Benefícios: Administração de planos de saúde, vale-refeição e outros benefícios.
- Treinamento e Desenvolvimento: Automação de inscrições em cursos, envio de lembretes e avaliação de resultados.
- Comunicação Interna: Distribuição de comunicados, pesquisas de satisfação e feedback dos colaboradores.
Benefícios da RPA para o RH
A implementação da RPA no RH pode gerar diversos benefícios, como:
- Aumento da produtividade e eficiência: Os bots liberam os profissionais de RH para se concentrarem em atividades mais estratégicas, como desenvolvimento de talentos e planejamento de políticas.
- Redução de custos: A automação elimina tarefas manuais repetitivas, diminuindo a necessidade de mão de obra e otimizando o uso de recursos.
- Maior precisão e consistência: Os bots executam tarefas com precisão e sem erros, minimizando o risco de falhas humanas.
- Melhora na experiência do colaborador: A automação de tarefas repetitivas libera tempo para que o RH possa oferecer um atendimento mais personalizado e humanizado aos colaboradores.
- Tomada de decisões mais assertivas: A RPA facilita a coleta e análise de dados, permitindo que o RH tome decisões mais assertivas e baseadas em dados.
- Conformidade com as leis trabalhistas: A automação garante que os processos de RH estejam em conformidade com as leis trabalhistas e evita multas e penalidades.
O que leva as organizações a adotarem a RPA nos processos de RH?
O uso inteligente da automação pode trazer mais humanidade ao local de trabalho. Com a automação, você pode colocar a tecnologia em segundo plano e mover as habilidades exclusivamente humanas para frente. A maioria dos profissionais é atraída para trabalhar no RH porque deseja se envolver com seres humanos e ajudá-los a resolver seus problemas. O uso da automação, onde faz sentido, pode dar a esses profissionais mais tempo para realizar essas atividades e obter ainda mais satisfação no trabalho.
O potencial de uso da tecnologia de RPA para as atividades de recursos humanos é imenso, e a maior parte das aplicações já foi comprovada. Os principais benefícios da RPA para o RH podem ser resumidos em:
Baixo risco e fácil integração: a RPA é uma tecnologia não invasiva, de baixo risco, que pode ser facilmente integrada aos sistemas existentes, permitindo que a equipe de RH crie uma plataforma que pode escalar continuamente com o desenvolvimento de novos algoritmos e ferramentas de aprendizado de máquina.
Aumento de produtividade: a RPA pode liberar trabalhadores humanos para se concentrarem em tarefas de maior valor, como seleção, recrutamento e retenção de colaboradores e contribuir diretamente para os objetivos estratégicos gerais da empresa, aumentando assim a produtividade geral.
Escalabilidade: Os custos dos investimentos em RPA são muito mais baixos quando a tecnologia é implementada em grande escala e ampliada ou diminuída de acordo com as demandas dos sistemas, o que reduz significativamente o desperdício de esforços e o tempo de inatividade dos sistemas como um todo.
Precisão: a automação oferece resultados e informações rápidos e precisos no que se refere à análise de dados, por causa da maior capacidade de processamento e acesso a outros sistemas, em comparação com o tratamento realizado unicamente por agentes humanos.
Consistência: a RPA opera com replicação perfeita e desempenho sem erros, o que elimina a variação de saída durante um processo operacional.
Confiabilidade e disponibilidade: Os bots de RPA podem trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, sem interrupções.
Flexibilidade: A RPA é uma tecnologia independente de baixo custo, que não depende de fornecedor e pode ser implementada em qualquer ambiente.
Conclusão
Cada vez mais, as organizações buscam maneiras de aprimorar os relacionamentos que mantêm com colaboradores, parceiros e clientes. Quanto mais as empresas puderem reduzir o tempo que leva para concluir tarefas administrativas ou repetitivas, que poderiam ser realizadas pela RPA, mais tempo serão capazes de se dedicar a processos complexos e estratégicos, que requerem intervenção humana.
Tudo é uma questão de encontrar um equilíbrio entre o que pode e deve ser conduzido por humanos e o que pode ser complementado com o uso inteligente da tecnologia de RPA. Identificar as necessidades da organização e onde a automação pode realmente ser benéfica é a chave para descobrir seu real valor.
Quando a tecnologia é usada para complementar o papel desempenhado pelas pessoas, as organizações podem liberar tempo para investir onde realmente for necessário. A ênfase muda de uma abordagem reativa para proativa, dando mais condições às áreas de RH para investir na análise das necessidades dos colaboradores e usar essa inteligência para melhorar continuamente os serviços. Por sua vez, o quadro geral de colaboradores e os demais stakeholders terão uma experiência melhorada como resultado. Agora, mais do que nunca, os serviços precisam funcionar com total eficiência e velocidade, e automatizar alguns dos processos certamente será benéfico.
Os novos cenários da gestão estratégica do RH direcionaram o foco das empresas para seu principal ativo: as pessoas. O objetivo é permitir que grande parte da equipe tenha flexibilidade para se concentrar em estratégia, criatividade e inovação, atividades que provavelmente aumentarão a satisfação dos colaboradores e trarão mais valor para a organização.
Agende uma conversa aqui com o nosso time de especialistas e saiba mais como podemos ajudar sua organização a automatizar seus processos e atividades.
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