Para quem trabalha com transporte e logística, às vezes a tecnologia pode parecer uma grande pedra no caminho. A implementação de diferentes tipos de aplicativos de software, com o objetivo de agilizar e simplificar os processos pode, na verdade, ter o efeito oposto.
Todos nós sabemos como o trabalho manual em processos de back-office pode ser chato e repetitivo, especialmente no setor de logística e transporte. Além disso, as chances de erro humano são sempre altas devido a várias circunstâncias indesejadas e qualquer erro pode prejudicar o fluxo logístico.
As equipes também podem sentir “fadiga de portal”, causada pela exposição constante a tarefas rotineiras necessárias para interligar manualmente um fluxo de trabalho que envolve muitas operações de copiar e colar entre cinco ou mais plataformas de tecnologia. Felizmente, existe uma solução para esses problemas.
Por que a automação é necessária?
As empresas do setor de logística e transporte são ambientes perfeitos para a automação, não apenas porque estão sempre lutando para obter vantagem competitiva, mas também por causa das sofisticadas interdependências entre os atores e sistemas envolvidos em seus processos.
A RPA é uma tecnologia que utiliza lógica de negócios predefinida, regras estabelecidas e dados estruturados para automatizar processos de negócios. Os robôs de software criados com essa tecnologia são capazes de interagir com outros aplicativos para processar transações, manipular dados, executar cálculos, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais.
A RPA é indicada para atuar em processos especializados, intensivos em mão-de-obra. Ela lida particularmente com tarefas repetitivas que fazem parte de processos estruturados baseados em regras e que apresentam grande volume de dados.
Os algoritmos usados na RPA normalmente não têm a complexidade da maioria das soluções avançadas de Inteligência Artificial, mas essa relativa simplicidade significa que a RPA pode ser implantada em um prazo relativamente pequeno e em uma escala muito maior em uma grande variedade de atividades, com grande eficiência e rápido retorno sobre o investimento.
Muitas empresas de logística e transporte temem que sua escala não seja compatível com uma tecnologia como a RPA, mas assim que veem as funcionalidades, os custos e os benefícios envolvidos, a resistência se dissipa.
Principais usos da RPA em transporte e logística
A RPA ajuda as organizações de logística a simplificar as operações em tarefas como agendamento, controle de estoque, geração de faturas e relatórios e rastreamento das remessas, para citar algumas. A RPA é uma força de trabalho virtual que também pode auxiliar em várias operações de back-office, cortando custos operacionais, aumentando a eficiência e melhorando o índice de entregas no prazo. Relacionamos abaixo alguns exemplos sobre como a RPA pode auxiliar cada uma dessas operações:
Produzir Relatórios – Com a RPA, o processo de geração de relatórios de negócios ficou mais fácil. Quando feitos manualmente são tarefas demoradas e as equipes passam muitas horas desenvolvendo-os diariamente. Quando uma solução de RPA é usada nesse processo para extrair informações dos sistemas, compreender e trabalhar os detalhes essenciais que são significativos nos documentos é possível economizar muito tempo e os funcionários podem se dedicar a outras tarefas importantes.
Pedidos, agendamento e rastreamento de entregas – Gerenciar o fluxo de mercadorias é uma tarefa longa e cansativa. Envolve o armazenamento dos detalhes dos pedidos de cada fornecedor e a inclusão das informações no portal, no tempo apropriado. Depois que o e-mail com o pedido é recebido, os detalhes são lidos, entendidos e alimentados nos sistemas pelos operadores que fazem a entrada dos dados. Além de consumir muito tempo, essas atividades estão sempre sujeitas a erros humanos.
Esse risco pode ser eliminado com a RPA, pois ela pode automatizar muitas atividades desse processo, extraindo dos pedidos de compra os detalhes relacionados com a remessa, e-mails, avisos, comprovantes de entrega, etc. Em seguida, a RPA pode inserir automaticamente essas informações no portal. Assim, o processo completo não terá intervenção humana e poderá fornecer atualizações em tempo real para cada uma das partes interessadas (fornecedor, varejista e distribuidor).
Gerar faturas – Se você pesquisar na web verá que o tempo médio de processamento manual de uma fatura varia de 5 a 12 dias. Perde-se muito tempo em tarefas tão triviais, sem falar sobre como o processo de acompanhamento é tedioso e demorado. A RPA pode ajudar a realizar essas tarefas importantes, mas demoradas, com alta eficiência e precisão. É possível fazer a varredura dos arquivos em busca de faturas pendentes, extrair os dados necessários e, a seguir, fazer os pagamentos rapidamente, sem qualquer intervenção humana. Os robôs notificam os funcionários e clientes envolvidos por e-mail, para referência e checagem futura.
Melhorar o serviço de atendimento ao cliente – Ao integrar ferramentas de RPA aos bancos de dados e sistemas corporativos como ERP e CRM, uma variedade de tarefas relacionadas com o atendimento ao cliente pode ser realizada. Atividades como resolver dúvidas de clientes com mais rapidez e orientá-los com maior precisão sobre suas necessidades podem ser muito facilitadas.
O uso de robôs de RPA aumenta a eficiência, a rapidez e a assertividade das interações, aumentando a satisfação dos clientes e de todos os envolvidos na cadeia produtiva, ajudando a solidificar a reputação da organização, atraindo novos clientes, retendo os antigos e aumentando as vendas. Além disso, a pressão em cima dos funcionários é aliviada com a transferência dessas atividades para os robôs e a equipe poderá se concentrar em outras tarefas.
Melhorar a comunicação por e-mail – Considere o tempo que as pessoas gastam lendo um e-mail para separar e coletar informações relevantes, depois transferir essas informações para um sistema operacional e, em seguida, obter os dados resultantes do sistema operacional para elaborar uma resposta. Lidar com mensagens de e-mail é uma tarefa tediosa e requer um grande comprometimento de tempo. Em combinação com a Inteligência Artificial, a RPA pode interpretar detalhes relevantes nas informações de um e-mail, preparar e enviar uma resposta apropriada. A ferramenta também pode detectar alterações em e-mails de pedidos, esboçar e-mails para os clientes e enviar notificações. Desta forma, a RPA pode oferecer maior rapidez e eficiência na comunicação com clientes e fornecedores, com impacto positivo na imagem da empresa e na fidelidade dos clientes.
