No atual ambiente de negócios, a automação está se tornando um componente vital para o sucesso das empresas. Desde otimizar processos operacionais até melhorar a experiência do cliente, a automação oferece inúmeros benefícios. No entanto, um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações é medir o retorno sobre o investimento (ROI) dessas iniciativas de automação.

Por que a análise de ROI é crucial?

A análise de ROI não é apenas uma métrica financeira; é uma ferramenta estratégica que ajuda as empresas a entenderem o valor real de seus investimentos em automação. Aqui estão algumas razões pelas quais a análise de ROI é essencial:

Justificação de investimentos: Provar o valor dos projetos de automação para os stakeholders é fundamental. A análise de ROI fornece dados concretos que demonstram os benefícios financeiros e operacionais, ajudando a justificar os investimentos.

Tomada de decisão informada: Ao medir o ROI, as empresas podem tomar decisões baseadas em dados sobre onde investir recursos para obter o máximo retorno. Isso assegura que os projetos com maior potencial de impacto sejam priorizados.

Aperfeiçoamento contínuo: A análise de ROI permite que as empresas identifiquem áreas onde a automação está funcionando bem e onde pode ser melhorada. Isso promove um ciclo de aperfeiçoamento contínuo, aumentando a eficiência e a eficácia dos processos automatizados.

Como calcular o ROI de investimentos em automação?

Calcular o ROI envolve mais do que apenas somar custos e benefícios. Aqui estão alguns passos essenciais para uma análise de ROI eficaz:

Identificação dos custos: Inclua todos os custos associados à implementação da automação, como aquisição de software, integração, treinamento e manutenção contínua.

Determinação dos benefícios: Liste os benefícios tangíveis e intangíveis. Benefícios tangíveis podem incluir redução de custos operacionais, aumento da produtividade e redução de erros. Benefícios intangíveis podem incluir melhorias na satisfação do cliente e na moral dos funcionários.

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Para Medição do ROI: Utilize a fórmula clássica de ROI:

ROI = (Benefícios totais – Custos totais) / Custos totais

Isso dará uma porcentagem que representa o retorno sobre o investimento.

Ponto Importante na análise de cenários: Considere diferentes cenários (pessimista, realista, otimista) para entender como variações em custos e benefícios podem impactar o ROI.

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ESTUDO DE CASO

Situação: Empresa fatura 250 milhões de reais por ano.
Emite cerca de 8.000 pedidos por ano.
Ticket Médio de 35.000 mil reais por mês.
Emite 270 notas fiscais e boletos por mês.
O departamento possui:

3 Recursos – Cada Recurso gera um custo para a empresa de 5.010 reais por mês, considerando todos os impostos, encargos e benefícios.
Percentual médio de erros na operação é de 3%
Percentual médio de retrabalho e ajustes é de 5%.

Passos para o cálculo do ROI

1 – Determinação de custos
2 – Cálculo de economia
3 – Avaliação dos benefícios

Abordaremos a seguir o cálculo do ROI considerando duas situações:

Baseada 100% em redução de Recursos Humanos.
Baseada em várias fontes de dados e custos.

✅ Situação A – Baseada 100% em redução de Recursos Humanos

1 – DETERMINAÇÃO DOS CUSTOS

Custos – Licenciamento: 50 mil reais por ano.
- Suporta vários processos de automatização por este valor.
Desenvolvimento: Custo de um robô de média complexidade: 25 mil reais – Pago uma única vez.
Sustentação: Suporte e Sustentação – Opcional 12 mil por ano (1.000 mensal).

Custo total: 87 mil por ano, considerando apenas um processo.

2 – CÁLCULO DA ECONOMIA

Levou-se em consideração apenas a redução de custos com a eliminação do Humano

3 – Avaliação dos Benefícios

CÁLCULO DE ROI – BASEADO APENAS EM REDUÇÃO DE RH

ROI – Fórmula:
ROI = (Ganhos − Custos) / Custos
1º ANO = -31%
2º ANO = 94%

PAYBACK: 1º ANO aproximadamente 18 meses.

✅ Situação B – Baseada em várias fontes de dados e custos.

1 – DETERMINAÇÃO DOS CUSTOS

Custos – Licenciamento: 50 mil reais por ano.
- Suporta vários processos de automatização por este valor.
Desenvolvimento: Custo de um robô de média complexidade: 25 mil reais – Pago uma única vez.
Sustentação: Suporte e Sustentação – Opcional 12 mil por ano (1.000 mensal).

2 – CÁLCULO DA ECONOMIA

Levou-se em consideração ganhos recorrentes de uma capitalização melhor provenientes da redução de erros e retrabalhos, somando os ganhos de uma possível eliminação do Recurso

ROI – Fórmula:
ROI = (Ganhos − Custos) / Custos
1º ANO = 8%
2º ANO = 148%

PAYBACK: 1º ANO aproximadamente 12 meses.

Conclusão:

As diferentes formas de calcular o ROI no estudo de caso levaram a resultados bem diferentes e isso não é muito diferente do que vemos no dia a dia.

Obter os números certos e ajustados podem fazer a diferença para o teu projeto ser aprovado.

RACIONAL DO CÁLCULO DA ECONOMIA

Situação 1: Levou-se em consideração ganhos apenas baseado na eliminação do recurso.
- Economia anual = 5.010 reais x 12 meses no primeiro ano.

Situação 2: Levou-se em consideração ganhos recorrentes de uma capitalização melhor provenientes da redução de erros e retrabalhos, somando os ganhos de uma possível eliminação do Recurso.
- Economia anual = Saving de 324 horas anuais de 2 Recursos (5% de retrabalho e ajustes) + antecipação dos recebíveis dentro do prazo (8 boletos errados no mês geram 96 boletos errados no ano que podem gerar desfluxo de 3,3 milhões no ano. Este valor aplicado a 1% de juros rende 33,6 mil no ano, pelo menos) + 5.010 reais x 12 meses (eliminação de 1 Recurso).

A análise de ROI é uma ferramenta poderosa que vai além de simplesmente medir o retorno financeiro. Ela permite que as empresas justifiquem investimentos, tomem decisões informadas e promovam a melhoria contínua. No mundo da automação, onde os benefícios podem ser amplos e variados, uma análise de ROI bem executada pode ser a chave para desbloquear o verdadeiro valor dos investimentos em tecnologia.

Para saber mais sobre como a automação pode transformar sua empresa e como medir efetivamente o ROI de seus investimentos, entre em contato com a gente, estamos aqui para ajudar você a calcular o sucesso de suas iniciativas de automação.

Até a próxima edição!

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