Os bastidores da empresa, aquela área behind the scenes do negócio que abrange todas as operações que não estão diretamente relacionadas com os clientes, mas que são essenciais para o seu funcionamento eficiente. Sim, estamos falando do backoffice, que integra funções importantes como as administrativas, de finanças e recursos humanos, jurídicas, estoque e logística, contabilidade, marketing e tecnologia da informação. É o coração de uma organização corporativa e, como os nossos, também precisa de atenção e cuidado. Além disso, requer um olhar para a tecnologia e os sistemas inteligentes. Num cenário de transformação digital cada vez mais acelerada, o caminho direto e eficaz está na automação.

Vivemos, hoje, a modernização crescente do ambiente empresarial, onde a informação ganha papel ainda mais relevante na conscientização sobre os benefícios digitais e na quebra de paradigmas de um processo de produção que já ultrapassou a sua quarta revolução. Assim, o mito de que os robôs vão acabar com os empregos das pessoas não é mais aceitável. Gradativamente, esse conceito vem sendo substituído pela certeza da otimização de recursos como estratégia de produtividade. Em um modelo capaz de tirar o melhor dos dois mundos: capital humano e tecnologia. E esse parece ser o maior desafio da gestão do backoffice, atualmente. 

Alinhamento interno de processos

Todas estas atividades são responsáveis por garantir que os processos internos da empresa estejam alinhados e funcionando corretamente. Se o objetivo é acelerar o fluxo e garantir eficácia a todo o circuito empresarial, é preciso alinhá-las. Ou seja, investir na gestão de equipe e em automação. A inteligência em uma empresa está nos profissionais que a integram. Se o backoffice é o coração, os recursos humanos são o cérebro. A união de ambos resulta em governança com excelência e performance para o seu negócio.

A observação atenta e cotidiana das operações do setor produtivo – especialmente o industrial, de serviços e o varejo –  leva à conclusão de que os maiores erros da má gestão nesta área estão em tarefas como:

• integração ineficiente
• imprecisão dos dados
• fluxo desorganizado de informações
• controle ineficaz em fluxos operacionais
• retrabalho
• baixa produtividade

A boa gestão do backoffice elimina inconsistências, evitando que colaboradores passem muito tempo realizando grande volume de tarefas manuais e repetitivas. Por ser contraproducente, propício ao cometimento de erros e por reduzir a satisfação do próprio profissional, esse modelo perdeu espaço. E abriu um portal de oportunidades para serviços como a Automação Robótica de Processos, a RPA (sigla em inglês para Robotic Process Automation). Trata-se de uma tecnologia de software que usa inteligência artificial (IA) para executar, justamente, o trabalho automático que pode ser feito por máquinas.

Radar voltado para a tecnologia

O universo da tecnologia da informação está com o radar voltado para o desenvolvimento de soluções que permitam que cada vez mais empresas saiam da caixa e apostem na automação. Aqui, no Grupo Qualität, também miramos nas seguintes estratégias:

• CoE RPA, o Centro de Excelência em Automação Robótica de Processos
• Squad RPA, para operação de automação em alto nível
•  Robô as a Service, o RaaS, que atende às necessidades a diversas especificidades de negócios, garantindo a máxima eficiência nos processos

Neste ponto, é preciso deixar bem clara a diferença entre hiperautomação e robotização. A primeira utiliza de várias tecnologias conjuntas, como IA e Machine Learning em um movimento crescente até a chamada hiperautomação. A segunda apenas executa instruções predefinidas. 

O importante é ter em mente os desafios impostos pela competitividade e padrões inovadores de produção. Para atingir o alvo, algumas medidas são absolutamente necessárias. Entre elas, estão a padronização de processos, capacitação dos recursos humanos, observância de gargalos no fluxo de trabalho, adoção de tecnologias avançadas e estruturação de rotinas por níveis de dificuldade.

Com ferramentas inteligentes, o backoffice cria uma rotina padronizada, com procedimentos claros e mais controlados, evitando erros na operação, e identificando as lacunas no fluxo operacional do seu negócio e as solucionando. A integração de todas essas funções em uma única plataforma permite melhor comunicação e coordenação entre diferentes departamentos. O resultado está na equação maior eficiência com menos erros.

Então, do que o seu negócio precisa? De soluções de rápida implementação, adaptáveis à sua infraestrutura de TI, para operações contínuas e em larga escala e retorno acelerado do investimento? Processos e dados precisos, controlados, integrados e que se comunicam? Se a resposta é sim para todas as perguntas, a solução é um backoffice inteligente. E, para não cometer erros nos bastidores da sua empresa, adote robôs. Mas num bom sistema de RPA.