Ras Reviri é um grande escritório de contabilidade no interior de São Paulo, com 50 anos de experiência e com uma carteira de mais de 300 clientes. A competição é grande entre os escritórios de contabilidade e não basta apenas oferecer um trabalho técnico correto e no prazo estipulado. Os que são mais competitivos estão sempre procurando formas de melhorar a comunicação e não se descuidam do relacionamento com seus clientes.
Boa parte do trabalho de um escritório de contabilidade envolve atividades de grande responsabilidade, que compõem processos altamente estruturados e regulamentados e que dependem de um grande volume de dados, normalmente inseridos manualmente em aplicativos e a partir de várias fontes de dados.
O caso
Objetivo:
Aumentar a capacidade de escalar seus serviços, sem precisar aumentar o quadro de pessoal.
Desafios:
Com novos clientes em perspectiva, que irão demandar mais as atividades do time existente e consequentemente de novos recursos surgiu a dúvida: Contratamos outro funcionário ou implementamos um robô de RPA para atender às novas demandas?
Problema:
Considerando a complexidade dos processos e a necessidade de intervenção humana em várias etapas, em qual processo deveríamos utilizar? Qual o processo mais candidato a ser automatizado?
Exemplo: Para o processo de Emissão de NF atualmente levam em média 1 dia e meio para emitir cerca de 200 Notas Fiscais mensais, com um aumento substancial de novos clientes, qual o impacto disso em número de pessoas / horas?
Solução:
Diante deste cenário, o escritório contratou os serviços de assessment de processos do Grupo Qualität usando metodologias 6 Sigma / Lean Office.
Ao fim das atividades de mapeamento, que entrevistou 10 dirigentes, e identificou 13 sistemas contábeis e fiscais envolvidos nos processos, foi possível identificar gargalos e oportunidades de automação. Entre eles,
295 atividades sendo que, destas, 135 são passíveis de automação. As áreas Contábeis e Financeiras são as áreas que mais podem tirar benefícios da automação, sendo área Contábil com 46 sendo 38 possíveis de automação e área Financeira com 20 sendo 15 possíveis de automação
O relatório do mapeamento ainda sugeriu várias melhorias nos processos e identificou algumas oportunidades para automação, destacando os processos mais críticos, entre eles: Emissão de NF, Serviços Tomados, Controle Sped, EFD e Serviços Prestados.
Ao fim do estudo, o escritório comparou novamente o custo em médio prazo da implementação de um novo robô de RPA, com o custo de contratação de novos funcionários para atender à demanda de novos clientes.
Diante disso, o escritório decidiu por contratar, na modalidade de RPAaaS (RPA as a Service) o processo para emissão de NF e com isso, o tempo desta atividade caiu de 1 dia e meio para 30 minutos, com taxa de erro muito próxima de zero.
“Em nossa área de atuação, a eliminação de retrabalho e sobretudo a mitigação de riscos são fundamentais para que possamos oferecer à nossos clientes um atendimento mais consultivo e de qualidade e isso só será possível com a implementação da RPAaaS” – diz Ricardo Rios, Sócio do RAS REVIRI.
Conclusão
Devido aos processos manuais, para cada novo cliente da carteira, o escritório recebe também uma carga de processos a serem executados, com dia e hora marcados, onde o não cumprimento de prazos pode acarretar multas. Para ampliar a carteira, é preciso contratar novos funcionários, dificultando o crescimento sadio do escritório. A Automação Robótica de Processos na contabilidade resulta em custos reduzidos de mão-de-obra, tempos de ciclo mais curtos, maior precisão e fluxos de trabalho simplificados. Com processos mais organizados, ágeis e com baixíssima probabilidade de erros, os profissionais que atuam no escritório contábil podem focar no que realmente importa: o relacionamento com o cliente. E a automação permite a escalabilidade.
