Na realidade econômica atual, a transformação digital se tornou uma prioridade para os negócios e as organizações estão cada vez mais procurando maneiras de permanecer resilientes, responsivas e competitivas.
A adoção de trabalhadores digitais baseados em RPA (Automação Robótica de Processos) se consolidou como um fator chave para viabilizar a transformação digital e as tecnologias envolvidas continuarão a causar um grande impacto na produtividade global geral e na agilidade dos negócios.
Antes de implementar um programa abrangente de RPA e dimensionar seu uso em toda a empresa é preciso garantir que as pessoas, os processos e as ferramentas da organização estejam alinhados estrategicamente para produzir um impacto positivo e escalável. Para isso, alguns fatores importantes devem ser considerados como:
- Objetivos organizacionais
- Infraestrutura de software
- Estrutura e cultura organizacional
- Recursos disponíveis
- Governança das iniciativas de RPA
À medida que os ganhos de tempo e liberação de força de trabalho humana em atividades repetitivas são percebidos e quantificados, rapidamente a iniciativa de robotização tende a se expandir para outras atividades e áreas. Logo, a organização percebe a necessidade de desenvolver alguns mecanismos de gestão e governança para guiar o crescimento e a sustentação da força de trabalho digital.
A criação de um Centro de Excelência de RPA pode ampliar significativamente a capacidade de uma organização para atingir suas metas de automação, garantir o maior valor com a adoção da RPA e maximizar seu ROI.
O que é um Centro de Excelência de RPA?
De forma genérica, podemos definir um Centro de Excelência de RAP (CoE na sigla em inglês) como uma unidade pequena, dedicada, especializada e multidisciplinar em uma organização, que tem como objetivo oferecer liderança de pensamento, pesquisa e desenvolvimento, além do estabelecimento e disseminação de práticas recomendadas.
O CoE fica fora da hierarquia empresarial tradicional, reunindo pessoas e recursos para explorar novas técnicas e tecnologias e acelerar sua adoção.
Um Centro de Excelência de RPA (CoE) é uma função corporativa que conecta fatores de sucesso de forma a garantir que as pessoas, processos e ferramentas da organização estejam alinhados estrategicamente e produzam um impacto positivo e escalável com o objetivo de incorporar a tecnologia de RPA de forma profunda e eficaz na organização e redistribuir o conhecimento e os recursos acumulados para as implantações futuras.
Verificações e ajustes de escopo, planejamento, programação, testes e implantação devem ser avaliados e definidos pelo CoE para garantir a sinergia ideal entre as unidades de negócios.
Essas atividades envolvem processos, modelos de trabalho e uma série de outras iniciativas como a definição clara de papéis e responsabilidades, estruturação e supervisão de programas de capacitação, estimativa de esforços para setup de um robô, divisão dos custos de operação entre as áreas de negócios, identificação e otimização dos processos adequados para a robotização e a adoção de novas capacidades como, por exemplo, cognição, lógica e reconhecimento de dados não estruturados.
Colaboração e engajamento para um objetivo comum
Dentro da estrutura do Centro de Excelência RPA, os patrocinadores, usuários e a equipe de desenvolvimento são os pilares básicos para o sucesso das iniciativas. Isso inclui os executivos que querem fazer a diferença, os desenvolvedores e testadores que entregam a automação e todos os intermediários que garantem que o CoE possa lidar com qualquer grau de complexidade ou volume de saída. Se todos estiverem empenhados com o resultado e trabalharem juntos para um objetivo comum, o CoE será bem-sucedido e criará um impacto contínuo e sustentável.
Principais benefícios de um CoE
Melhorar a eficiência do ciclo de vida de desenvolvimento dos bots: devido à relativa facilidade de uso das ferramentas RPA, é bastante comum que as unidades de negócios assumam o controle da escolha sobre quais processos automatizar e qual plataforma implementar para atender as suas necessidades específicas.
O CoE centraliza todo esse aprendizado e conhecimento em um só lugar e compartilha as melhores práticas com todas as unidades de negócios que desejam explorar a RPA. O resultado é uma abordagem bastante simplificada para gerenciar o ciclo de vida dos bots, o que leva a muitas outras vantagens, principalmente a redução de custos.
Integrar a TI aos esforços de RPA: No início, os projetos de RPA podem ser iniciativas isoladas, feitas com baixo envolvimento da TI. Embora essa abordagem possa funcionar para a automação de processos simples, quando as automações começam a se tornar mais complexas, a TI deve ser envolvida mais ativamente para garantir a segurança, a conformidade e a otimização corretas do uso da RPA no nível corporativo.
Ao envolver a TI por meio do CoE, todas as atividades podem ser coordenadas para garantir que os bots continuem funcionando sem problemas e que o investimento em RPA não seja desperdiçado.
Escalar com mais facilidade: se atuarem por conta própria, é bem provável que diferentes unidades de negócios escolherão diferentes soluções de RPA e as adotarão em momentos e maneiras diferentes. A falta de comunicação entre iniciativas isoladas dificulta a colaboração entre as unidades de negócios e até mesmo a possibilidade de se beneficiarem de iniciativas que estão fora dos seus limites organizacionais, e possam ser dimensionadas para atender às necessidades da empresa.
Melhorar o ROI: o CoE pode reduzir significativamente o custo com ineficiências na identificação de processos para automatizar e na aquisição, treinamento e suporte de soluções para RPA. Além disso, muitas vezes, para ganhar tração e obter o ROI mais rapidamente, as unidades de negócios escolhem projetos que são mais simples para automação, evitando iniciativas estratégicas mais complexas que, entre outras coisas, exigiriam um envolvimento maior da TI. Normalmente, são os projetos maiores e mais complexos que apresentam ROIs maiores.
Modelos de gestão de um Centro de Excelência de RPA
CoE Centralizado: a estrutura de governança centralizada é onde a maioria das organizações deveria começar. Nesse modelo, a maior parte do planejamento, desenvolvimento, instalação, documentação, testes de TI e entregas de RPA é realizada por uma única equipe central, que vai priorizar as demandas e definir os padrões de RPA para toda a organização.
CoE Descentralizado: em um modelo totalmente federado, o papel do CoE muda de desenvolvimento e entrega para estratégia e suporte. É quando as coisas começam a escalar seriamente. As unidades de negócios podem ser responsáveis pelo seu próprio projeto, desenvolvimento e entrega, porém trabalhando dentro dos limites e orientações estabelecidos pelo CoE.
CoE Híbrido: essa abordagem mistura características desejáveis dos modelos centralizado e descentralizado. Na realidade, podemos dizer que grande parte dos CoE são assim, transitando entre os dois modelos. É preciso esclarecer que o formato operacional híbrido não é o mesmo que simplesmente pular o modelo centralizado e ir direto para o desenvolvimento federado. Há um valor significativo no estabelecimento das melhores práticas pelo CoE, antes de se preocupar em integrar e orientar outras pessoas. Se você optar por operar em um modelo operacional híbrido, isso deve ocorrer depois que o CoE provar sua capacidade de lidar com o dimensionamento e a integração das equipes autônomas.
Se o modelo de gestão do Centro de Excelência de RPA da sua organização será uma estrutura centralizada, híbrida ou descentralizada, depende de diversos fatores. Os principais são: a maturidade em tecnologias de robotização e de transformação digital, a cultura organizacional, a visão de futuro e os planos de sustentação. Em alguns casos, a distribuição física de matriz e unidades de negócios também pode influenciar nesta decisão.
Como podemos ajudar no processo de implantação do CoE de RPA da sua empresa
Durante o planejamento e a implantação do CoE de sua empresa, os profissionais da Qualität podem apoiar sua equipe nas seguintes etapas, sempre considerando a cultura organizacional e os objetivos de negócio:
- Definição da estrutura e do modelo de governança do CoE.
- Análise dos recursos de software e infraestrutura.
- Definição das políticas, normas, processos, procedimentos e regras para RPA.
- Avaliação do alinhamento da automação com as políticas definidas e com os controles necessários de segurança.
- Seleção, mapeamento, otimização e acompanhamento dos processos mais adequados para a automação.
- Capacitação da equipe interna.
Um CoE faz parte do seu investimento em RPA. Ele estabelece uma estrutura institucional para ajudar a maximizar a criação de valor impulsionada pela automação e acompanhar as inovações mais recentes para manter a competitividade. Começar é o elemento mais desafiador dessa jornada e nunca é tarde demais para implementar o CoE da sua organização. Estamos à disposição para apoiar sua empresa nessa iniciativa.
Conheça também o nosso portfólio de serviços para apoiar sua jornada de RPA:
- Squad de RPA
- Implantação de CoE de RPA
- Robots as a Service (RaaS)
Dados Relevantes:
- 80% das empresas que implementaram RPA relataram um ROI positivo.
- A RPA pode reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas em até 45%.
- O mercado global de RPA deve atingir US$ 1,8 bilhão até 2028.
Um CoE de RPA é um investimento estratégico que maximiza o valor da automação e acompanha as inovações do mercado. Comece sua jornada de RPA agora e impulsione a competitividade do seu negócio.
