A Automação Robótica de processos (RPA) é uma tecnologia que utiliza lógica de negócios predefinida, regras estabelecidas e dados estruturados para automatizar processos de negócios. Os robôs de software (bots) criados com essa tecnologia são capazes de interagir com outros aplicativos para processar transações, manipular dados, executar cálculos, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais.
A RPA é indicada para atuar em processos especializados, intensivos em mão-de-obra e sensíveis ao tempo. Ela lida particularmente com tarefas repetitivas que fazem parte de processos estruturados baseados em regras e que apresentam grande volume de dados. Isso é o que basicamente encontramos nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
Os algoritmos usados na RPA normalmente não têm a complexidade da maioria das soluções avançadas de Inteligência Artificial, mas essa relativa simplicidade significa que a RPA pode ser implantada em um prazo relativamente pequeno e em uma escala muito maior em uma grande variedade de atividades profissionais, com grande eficiência e rápido retorno sobre o investimento.
RPA para escritórios de Advocacia
Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os tamanhos já estão utilizando tecnologias modernas como a RPA para obter melhores resultados dos seus processos de trabalho, reduzindo custos, melhorando a precisão dos resultados e economizando tempo. Tudo isso sem precisar aumentar o quadro de colaboradores ou reestruturar os fluxos existentes de processos.
Grande parte do trabalho jurídico interno é realizada por atividades estruturadas e repetitivas, com prazos rígidos e com uso intensivo de mão de obra. Em suma, são candidatas ideais para a automação. A RPA pode aliviar a sobrecarga de trabalho
rotineiro e tarefas de menor valor dos profissionais envolvidos, resultando em maior eficiência operacional, menores custos e maior satisfação da equipe.
A seguir apresentamos algumas maneiras pelas quais os escritórios e departamentos jurídicos podem se beneficiar da RPA:
E-Discovery (Electronic Discovery)
A Descoberta Eletrônica (e-Discovery) se refere a qualquer método de busca, pesquisa, localização e obtenção de dados e informações eletrônicas com a intenção de utilizá-los como evidências, em um processo judicial. Automatizar o trabalho de rotina pode gerar insights mais rápidos e reduzir a carga dos profissionais que enfrentam uma enxurrada de informações e a falta de tempo para processar tudo.
Gestão de contratos
Os contratos jurídicos contêm muitas informações sobre seus clientes e casos, e muitas empresas optam por migrar essas informações para sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) para rastrear tendências e criar melhores perfis de clientes. Com uma solução de RPA os documentos podem ser inseridos automaticamente, eliminando o risco de erro humano e garantindo que seu CMS esteja sempre atualizado. Além disso, a RPA pode atuar na extração automática e na transferência de dados relevantes para outro sistema com eficiência e precisão, assim como elaborar relatórios de andamento dos processos e fornecer alertas à equipe jurídica sobre marcos importantes de cada contrato.
Arquivamento eletrônico
Uma das atividades rotineiras dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia é a extração de dados e documentos de um sistema para submetê-los a portais de arquivos eletrônicos, registrar números de casos e rastrear correspondências em andamento por meio do portal. Como envolve em grande parte a aplicação de regras básicas, esse trabalho simples, rotineiro e demorado pode ser automatizado facilmente com a RPA.
Atualização regulatória
A automação de processos por RPA integrada com bases de dados de legislação pode manter a equipe atualizada sobre alterações legais e regulatórias. Os bots monitoram eventuais alterações e podem fazer atualizações automaticamente para garantir que seus processos estejam em conformidade com essas alterações assim que forem implementadas.
Conformidade e gerenciamento de riscos
Um contrato geralmente especifica quais leis, regulamentos e requisitos de permissão ou licenciamento se aplicam e qual parte é responsável pela conformidade. Se um escritório de advocacia ou departamento jurídico digitaliza seu portfólio de contratos e o armazena em um local central e seguro, uma solução de RPA programada para extração e pesquisa de informações pode ajudar a criar uma fonte única de referência para toda a organização.
Essa atividade também reduz o número de pessoas com acesso a informações sensíveis, reduzindo a possibilidade de vazamentos intencionais ou não intencionais e possíveis infrações à LGPD, GDPR, CCPA e outras normas que tratam da proteção de dados pessoais.
Conflitos de interesse
Outra área em que a RPA pode ser implementada nas operações diárias é a automação das divulgações e verificações de conflitos de interesse. Os bots podem ser utilizados para pesquisar seu banco de dados de casos, identificando e relatando conflitos de interesse em questão de minutos.
Performance da equipe
A automação de escritórios de advocacia não serve apenas para gerenciamento de contratos e conformidade. Também pode ser usada como forma de monitorar o desempenho da equipe. Com a RPA é possível identificar gargalos, oportunidades de automação e destacar áreas nas quais sua equipe precisa de mais orientação ou assistência adicional, aumentando a eficiência geral da equipe.
Benefícios com a adoção da RPA
Redução das taxas de erro
Quando se trata da área jurídica, um único erro em um documento pode causar um grande atraso no processamento de um caso. Utilizar a automação de documentos jurídicos significa eliminar quase totalmente o risco de erros humanos, ajudando sua equipe a funcionar com mais rapidez e os casos a serem processados da maneira mais eficiente possível.
Aumento da eficiência
Gerenciar dados de CMS, arquivar documentos eletrônicos e monitorar dados de conformidade podem consumir horas dos dias de seus funcionários. A automação com a RPA pode aumentar a eficiência cuidando de suas tarefas mais rotineiras, liberando sua equipe para se concentrar no trabalho de mais valor e melhorando a satisfação geral da equipe.
Melhorando a experiência do cliente
A automação não apenas ajuda a reduzir tarefas repetitivas para sua equipe, mas também melhora a experiência do cliente. Os casos podem ser tratados com mais rapidez e eficiência, e as opções de relatórios de RPA mantêm a equipe e seus clientes atualizados sobre o andamento de seus casos em cada etapa do processo.
Mantendo seus dados seguros
Manter a segurança e a privacidade das informações é uma parte extremamente importante dos regulamentos de conformidade e da manutenção de sua reputação. A RPA pode manter todos os dados seguros e registrar trilhas de auditoria para acompanhamento.
O que o futuro reserva para o setor jurídico?
A Deloitte prevê que, até 2025, o ritmo acelerado dos desenvolvimentos tecnológicos, as mudanças na demografia da força de trabalho e a necessidade de oferecer aos clientes mais valor pelo investimento forçarão uma profunda transformação do setor jurídico. Os profissionais devem acompanhar o ritmo acelerado das mudanças e se adaptar rapidamente às necessidades de seus clientes.
Adotar uma mentalidade de “priorizar a automação”, seja em atividades internas quanto aquelas voltadas aos relacionamentos externos, sem dúvida transformará a maneira como a área jurídica funciona. Enfrentar seus desafios de negócios com uma força de trabalho híbrida humano/software, usando robôs de software para automatizar processos rotineiros e liberar humanos para tarefas mais criativas e estratégicas é um caminho que fará uma enorme diferença.
O que falam de nós
O sistema de automatização de um de nossos processos financeiros desenvolvido pelo Grupo Qualitat contribuiu para tornar o fluxo de trabalho das equipes mais ágil e eficiente, permitindo que nosso time direcione seus esforços para atividades mais estratégicas.
Além da qualidade da ferramenta implementada, o comprometimento, a proximidade e os prazos cumpridos, em linha com o que o Lobo de Rizzo busca proporcionar a seus clientes, se destacaram em nossa parceria com o Grupo Qualitat.
Estamos juntos nessa jornada
O Grupo Qualität oferece aos seus clientes Serviços de Consultoria e Serviços Especializados que adotam uma abordagem pragmática e com foco em resultado, voltados a simplificar o processo de modernização da TI. Ajudamos a capacitar seu pessoal e adequar processos e tecnologia para a jornada da Transformação Digital. Com isso, sua empresa poderá obter mais agilidade, custos mais baixos e maior flexibilidade, mantendo sua equipe interna focada em atividades de maior valor para suas metas de negócios.
Nossos consultores especialistas atuam como parceiros no planejamento, na implementação da tecnologia e no processo de transição em todas as etapas, desde o conceito até a implantação, com treinamento e suporte contínuo.
Agende uma conversa aqui com nosso time de especialistas, para juntos desenharmos uma solução que ofereça o melhor modelo e a melhor oferta econômica, de acordo com o nível de maturidade em automação da sua empresa e com maior retorno sobre o investimento do seu projeto de RPA. Nosso trabalho é facilitar o seu trabalho.
